Ответ и обоснование:
Добрый день!
Трудовое законодательство не устанавливает обязанность работодателя издавать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника.
Необходимость издания такого приказа зависит от установленных в организации правил делопроизводства. Однако представляется более логичным издание указанного приказа и ознакомления с ним под роспись работников кадровой службы, бухгалтерии и самого работника. Форма этого документа законодательством не установлена. Поэтому приказ можно составить таким образом: "В связи со сменой фамилии Ивановой Е.И. на Петрову Е.И. приказываю внести соответствующие изменения в учетные документы".
Также необходимо поменять фамилию в трудовой книжке. В бумажной трудовой книжке указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки.
Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
Заключать новый трудовой договор при смене фамилии не требуется. Достаточно будет оформить и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. Согласно ч. 1 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются фамилия, имя и отчество, а также сведения о документах, удостоверяющих личность работника, поэтому при смене ФИО и паспорта рекомендуем заключить дополнительное соглашение с указанием новых данных. Однако, даже если этого сделано не будет, трудовой договор будет действительным в любом случае.
Еще изменения вносят в учетные документы, те которые ведутся в организации, содержащие фамилию работника (в личную карточку работника (форма N Т-2); в лицевой счет (форма N Т-54); график отпусков; табель учета рабочего времени).
В этих документах также перечеркивают фамилию и записывают новые данные. Рядом с корректирующей записью должен расписаться кадровик или руководитель.
Согласно п. 6 Правил получения Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведений и документов..., утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 N 2010, застрахованное лицо представляет страхователю по месту работы сведения о себе, необходимые для выплаты пособия по форме, утверждаемой страховщиком не только при трудоустройстве застрахованного лица или в период осуществления им трудовой и иной деятельности, а также при их изменении. Сведения о застрахованном лице по его выбору оформляются на бумажном носителе либо формируются в форме электронного документа. Форма Сведений о застрахованном лице утверждена приказом ФСС от 04.02.2021 N 26 (приложение N 2).
Работодатель должен передать полученные им сведения о застрахованном лице в территориальный орган страховщика по месту своей регистрации в срок не позднее 3 рабочих дней со дня их получения (п. 7 Правил).
Таким образом, изменения в уже направленные в Социальный фонд сведения не вносятся, а оформляется новый документ, в котором следует внести все необходимые сведения, включая те, которые изменились, и те, которые не изменялись.
Согласно п. 17 Приложения 7 к постановлению Правления Пенсионного фонда России от 31.10.2022 N 243п в случае необходимости изменения сведений, содержащихся в индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица, в территориальный орган СФР представляются сведения по форме "Заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (форма АДВ-2)". Документ заполняется лично зарегистрированным лицом (представителем).
Допускается заполнение документа кадровыми либо другими службами организации, уполномоченными руководителем организации, при этом правильность указанных в документе сведений заверяется личной подписью зарегистрированного лица.
В подтверждение переданных в СФР сведений работник может предоставить работодателю форму документа, подтверждающую регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета - "Уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (АДИ-РЕГ)", в которой будут отражены новые данные работника (форма утверждена приказом Социального фонда России от 23.06.2023 N 1199).
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"
