Ответ и обоснование:
Добрый день!
Действующее законодательство не устанавливает каких-либо унифицированных правил при оформлении служебной записки. Документ допускается составлять в свободной форме. Однако, при составлении служебных записок рекомендуется соблюдать общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5).
Сначала указывается адресат (или несколько адресатов) служебной записки. Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности вписывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ 7.0.97-2016).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ 7.0.97-2016). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание служебной записки и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ 7.0.97-2016).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если служебная записка оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ 7.0.97-2016).
В заключение проставляются даты (а при необходимости также и время) подписания. Указанные сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 10.01.2024, либо словесно-цифровым способом: 10 января 2024 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Следует учесть, что при указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"
