Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

Добрый день!
По общему правилу действующим законодательством РФ не предусмотрено обязательное ведение работодателем личного дела работника и не регламентирован состав его документов. В данном случае работодатель по своему усмотрению принимает решение о необходимости ведения личных дел и перечне конкретных документов. В том случае, если в учреждении ведутся личные дела, то при их формировании должны учитываться положения законодательства, касающиеся порядка хранения и использования персональных данных работников.

Однако, обязательность ведения личного дела установлена законодательно для муниципальных служащих. В соответствии с частью 1 статьи 30 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», на муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.

К личному делу муниципального служащего приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы, предусмотренные пунктами 16, 17 Указа Президента РФ от 30.05.2005 N 609.

Поскольку действующее законодательство не обязывает работодателя вести личные дела на работников (не являющихся муниципальными служащими), то действующим законодательством перечень документов, подлежащих приобщению к личному делу, не установлен.

Можно отметить, что в личном деле, в случае решения работодателя по его ведению, хранятся документы, связанные с трудовой деятельностью работника, начиная с момента приема на работу: экземпляр трудового договора, приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность (копии либо выписки из них), заканчивая приказом об увольнении. В личном деле могут храниться документы (копии), которые в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, положением о внутреннем трудовом распорядке, гражданин предъявляет при поступлении на работу. Как правило, к личному делу не приобщаются документы временного хранения (справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.д.), уведомления о начале отпуска и приказы о предоставлении отпусков.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"