Ответ и обоснование:
Добрый день!
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения - это право организации (индивидуального предпринимателя), а не обязанность. И воспользоваться этим правом можно только после проведения экспертизы ценности документов (п. 4.5 Правил N 526).
С этой целью в организации создается экспертная комиссия. Состав ее утверждает руководитель организации (п. 4.7 Правил N 526). Состоять она должна из числа наиболее квалифицированных работников. Члены комиссии должны не только знать какие из документов можно уничтожить, а какие следует обязательно сдать в архив, но и грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, чтобы в будущем быть уверенным в том, что ни один из уничтоженных документов никогда не будет востребован проверяющими.
Всю процедуру уничтожения документов условно можно разделить на 3 этапа.
1 этап. Экспертиза ценности документов
Экспертиза проводится ежегодно. В процессе ее проведения участники комиссии определяют, какие из документов с истекшим сроком хранения можно уничтожить. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил N 526).
Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях (п. 4.13 Правил N 526).
По результатам экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к Правилам N 526). К нему прилагают опись дел, сгруппированных по срокам хранения.
В указанный акт включаются только дела (документы), срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется (абз. 5 п. 4.11 Правил N 526).
В 2022 году в акт на уничтожение может быть включена бухгалтерская и налоговая отчетность, составленная в 2016 году и ранее.
Не подлежат уничтожению первичные учетные документы, изначально сформированные на бумажном носителе, и переведенные в последующем в электронный вид для последующего хранения. Иными словами, нельзя отсканировать документы, скопировать их на какой-либо носитель электронных документов (например, магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флэш-памяти или иные носители), и после уничтожить этот бумажный документ (письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693).
Документ на бумажном носителе должен храниться в течение всего законодательно установленного ему срока.
Форма Акта включает в себя, в частности, следующие реквизиты:
- заголовок дела, который должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Таким образом, в Акте достаточно указать, что уничтожаются, например, кассовые документы с приложениями;
- крайние даты, то есть о наиболее ранней и поздней дате включенных в них документов;
- сроки хранения и номера статей по перечню. В этой графе необходимо отразить номера статьи Перечня с установленным сроком хранения. Дополнительно указанная графа может содержать ссылку и на нормативно-правовой акт или закон, которым этот срок установлен (например, Закон N 402-ФЗ);
- номера описей и т.п.
2 этап. Утверждение акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
После утверждения и согласования экспертной комиссией описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации. И только после этого, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть фактически уничтожены (п. 4.11 Правил N 526).
3 этап. Уничтожение документов
Уничтожить документы необходимо так, чтобы не было ни малейшей возможности их восстановить.
Процедура уничтожения документов ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе самостоятельно разработать и утвердить такой порядок.
При самостоятельной разработке регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами N 526.
Уничтожение документов может быть произведено:
1) силами самой организации;
2) сторонней организацией.
В первом случае способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно. Это может быть:
- химическое уничтожение (с использованием химических реактивов);
- сжигание;
- измельчение (шредирование).
Электронные документы подлежат физическому уничтожению или уничтожению программно-техническими средствами.
Об уничтожении документов составляется акт, форма которого может быть утверждена учетной политикой или приказом по организации (внутренним распоряжением руководителя).
В акте указывается способ уничтожения, поэтому на каждую группу документов, уничтоженную определенным способом, составляется отдельный акт.
Акт должен быть подписан всеми участниками экспертной комиссии и утвержден руководителем организации.
Во втором случае, со специализированной организацией заключается договор на переработку (утилизацию).
Передача документов осуществляется на основании акта о выделении к уничтожению документов, утвержденному руководителем.
Акт об уничтожении документов также составляет сама специализированная организация.
По факту оказания услуги стороны подписывают соответствующий документ (к примеру, акт, накладную), в котором желательно указать дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"
