Ответ и обоснование:
Добрый день!
В соответствии с абз. 14 ч. 3 ст. 214 ТК РФ работодатель обязан обеспечить в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, организацию проведения за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров, других обязательных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований работников, внеочередных медицинских осмотров работников в соответствии с медицинскими рекомендациями, химико-токсикологических исследований наличия в организме человека наркотических средств, психотропных веществ и их метаболитов с сохранением за работниками места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований, химико-токсикологических исследований.
Обязанность по оплате расходов на проведение в предусмотренных законом случаях медицинского осмотра работников возложена на работодателя (часть вторая ст. 212, ст. 213 ТК РФ, часть пятая ст. 24 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в РФ"). Аналогичные требования следуют и из норм п. 6 Приложения N 3 к Приказу N 302н, в котором указано, что обязанности по организации проведения предварительных осмотров работников возлагаются на работодателя.
Конкретного перечня документов, служащих подтверждением прохождения медицинского осмотра работником, законодательно не установлено. В письме УФНС России по г. Москве от 22.03.2012 N 16-15/024879@, в частности, отмечено, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные организацией расходы. Единственное требование - расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. То есть оформленные документы должны соответствовать общим требованиям законодательства о бухгалтерском учете, предъявляемым ко всем первичным учетным документам, которыми оформляются хозяйственные операции, в частности содержать обязательные реквизиты. Если услуга оказана непосредственно работнику, обратившемуся в медицинское учреждение лично, то таких документов (например, акта оказанных услуг) может и не быть. В этом случае работником может быть предъявлен кассовый чек (или бланк строгой отчетности), справка об итогах прохождения медосмотра, а также любые иные документы, подтверждающие, что услуга оказана. На основании этих документов бухгалтером может быть оформлена бухгалтерская справка (в произвольной форме, с указанием всех обязательных реквизитов), которая и будет являться первичным учетным документом. Также документами, подтверждающими возмещение работнику затрат на прохождение обязательного медицинского осмотра, будут соответствующий приказ руководителя организации с указанием Ф. И. О. сотрудника, которому возмещаются израсходованные средства, и расходный кассовый ордер на выдачу ему денежных средств.
Отражение расходов по компенсации сотруднику стоимости медосмотра рекомендуем проводить с использованием КВР 112 (122) КОСГУ 226 (письмо Минфина России от 27.02.2019 N 02-05-10/12772).
В отношении страховых взносов, считаем, что суммы, оплаченные за прохождение медицинских осмотров работниками, для которых эти медосмотры являются обязательными в соответствии с требованиями трудового законодательства, возмещаемые работодателем, который обязан организовать проведение этих медосмотров за счет собственных средств, не подлежат обложению страховыми взносами на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, поскольку носят компенсационный характер.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"
