Ответ и обоснование:
Добрый день!
После смерти работника ему нужно рассчитать и выплатить зарплату, отпускные и пособия, а также расторгнуть с ним трудовой договор.
На день смерти умершему сотруднику нужно рассчитать:
• зарплату, компенсации и стимулирующие выплаты;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• больничные, декретные и пособие по уходу за ребенком;
• прочие выплаты, например, компенсацию за использование личного имущества, командировочные, перерасход подотчета.
За отработанные до смерти дни умершему работнику нужно начислить зарплату и все доплаты и премии, которые предусмотрены трудовым или коллективным договором (ст. 129 ТК). Все выплаты рассчитайте и отразите в учете в день смерти сотрудника. День смерти оплачивается только в случае, если работник отработал рабочий день, если же сотрудник не работал в день смерти, то такой день не оплачивается.
Умершему сотруднику на день смерти нужно рассчитать компенсацию за все неиспользованные дни отпуска (ст. 127 ТК). Если у сотрудника есть несколько неиспользованных отпусков, ему положена компенсация за каждый из них. Порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск такой же, как при увольнении.
Работодатель обязан выплатить социальное пособие на погребение лицу, кто взял на себя организацию похорон. Этот человек может и не быть родственником умершего. После того как пособие выплатил работодатель, ФСС возмещает выплаченные средства.
С 1 февраля 2022 года сумма пособия составляет 6964,68 руб. плюс районный коэффициент (п. 1 ст. 10 Закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ).
Для выплаты пособия на погребение лицо, взявшее на себя организацию похорон, представляет заявление о выплате пособия и справку о смерти.
Работодатель вправе выплатить матпомощь членам семьи, и другим родственникам покойного сотрудника. Размер выплаты работодатель определяет самостоятельно. В законодательстве нет каких-либо ограничений для такой выплаты, но от степени родства зависит необходимость удержать с матпомощи НДФЛ.
Близким умершего надо написать заявление на материальную помощь и представить копию свидетельства о смерти. На основании этих документов нужно издать приказ об оказании материальной помощи. Законодательных требований к форме и содержанию заявления нет. Родственник вправе представить его в свободной форме. Однако проверьте, чтобы заявление содержало необходимую для выплаты информацию:
• Ф. И. О. и степень родства;
• реквизиты документа, который подтверждает родство;
• Ф. И. О. и должность умершего работника;
• сумму материальной помощи;
• реквизиты для перечисления денежных средств.
К заявлению нужно приложить копии документов, подтверждающих смерть работника и родство с ним заявителя. Родственник может указать в заявлении любую желаемую сумму. Однако работодатель вправе заплатить меньше или отказать.
Материальную помощь родственникам умершего сотрудника не облагают НДФЛ, если одновременно выполнено два условия. Такую помощь выплатили:
• членам семьи умершего, к членам семьи относят супругов, родителей, детей, усыновителей и усыновленных (ст. 2 СК);
• единовременно, не играет роли, выплачиваете деньги сразу или частями, важно, чтобы выплата была в связи с одним и тем же событием и по одному распоряжению.
Если условия не выполняются, с матпомощи надо удержать НДФЛ. Это следует из пункта 8 статьи 217 НК. Аналогичные выводы – в письме Минфина от 31.10.2013 № 03-04-06/46587.
Все выплаты, которые не успел получить умерший работник, нужно перечислить члену семьи или иждивенцу (ст. 141 ТК). Члены семьи – это супруги, родители и дети. К членам семьи также относят усыновителей и усыновленных детей (ст. 2 СК). Иногда к членам семьи относят прочих родственников, которые совместно проживают и ведут совместное хозяйство с работником (письмо Минфина от 02.12.2016 № 03-04-05/71785).
Иждивенцами могут быть любые нетрудоспособные члены семьи, которые находились на полном финансовом обеспечении умершего (ст. 10 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ).
Срок для обращения родных за зарплатой, компенсациями, пособиями и другими выплатами умершего работника в статье 141 ТК не установлен. Можно ориентироваться на срок, который установлен гражданским законодательством и составляет четыре месяца со дня открытия наследства, то есть со дня смерти работника (п. 3 ст. 1183 ГК). Наследство может быть принято в течение шести месяцев со дня его открытия (п. 3 ст. 1183 и п. 1 ст. 1154 ГК). Если за выплатами никто не обратился, депонируйте начисленные суммы.
Конкретного перечня документов, которые подтверждают право на выплаты умершего работника, в статье 141 ТК нет. В зависимости от того, кто обратился за выплатами, нужно запросить разные документы. Например, для супругов, детей и родителей это документы, которые подтверждают родство, – свидетельство о рождении или о заключении брака.
Иждивение можно подтвердить, например, фактом совместного проживания и совместного ведения хозяйства. Документ об этом выдает ТСЖ или ЖЭК. При раздельном проживании с умершим иждивенец может предоставить сведения о денежных переводах в его пользу, перечислениях на карту, а также чеки о покупках в его адрес. Подтвердить иждивенство может решение суда об обязанности умершего содержать и выплачивать алименты кому-либо из родственников.
Не перечисляйте деньги на зарплатную карту умершего работника.
Положения трудового договора и локальных документов о правилах выплаты зарплаты после смерти работника не действуют.
Для получения денег умершего работника его родственник, который имеет право на выплату, должен представить заявление. Форма такого заявления не установлена. Его можно составить в произвольной форме. Главное, указать в заявлении все данные, которые необходимы для выплаты.
Заявление должно содержать:
• наименование работодателя умершего и Ф. И. О. руководителя;
• полные Ф. И. О., паспортные и контактные данные заявителя;
• слово «Заявление» по центру листа;
• просьбу о выплате конкретной суммы за умершего работника;
• Ф. И. О. и должность умершего работника, степень родства с заявителем;
• банковские реквизиты заявителя;
• наименование прилагаемых к заявлению документов;
• дату и подпись заявителя.
К заявлению нужно приложить копии документов, которые подтверждают право заявителя на выплату:
• свидетельства о смерти работника или решения суда о признании его умершим;
• паспорта или другого документа, удостоверяющего личность заявителя;
• документа, подтверждающего факт родства с работником. Например, свидетельство о браке, рождении, документы об усыновлении;
• документов, подтверждающих совместное проживание.
При подаче заявления родственник должен предъявить оригинал документа, удостоверяющего личность. Также нужны оригиналы документов, которые приложены к заявлению, если отсутствуют их нотариально удостоверенные копии.
Зарплату и другие выплаты умершего работника выдайте не позднее одной недели со дня, когда получили от родственника заявление и необходимые для выплаты документы (ст. 141 ТК).
Расторгнуть трудовой договор с умершим сотрудником нужно по обстоятельствам, которые не зависят от воли сторон. Для этого запросите у родственников умершего сотрудника копию свидетельства о смерти или решения суда о признании сотрудника умершим. Прекратить трудовой договор нужно в день смерти. Это следует из пункта 6 части 1 статьи 83 ТК. Подтверждает указанную позицию и Роструд в письме от 05.09.2006 № 1552-6.
Издайте приказ о прекращении трудового договора в день, когда работодателю стало известно о смерти сотрудника и вы получили подтверждающие документы. Дата прекращения договора в приказе может быть более ранней, чем дата самого приказа. Датой прекращения договора в приказе укажите день смерти сотрудника. Дата прекращения договора должна совпадать с днем, который указан в свидетельстве о смерти (ч. 1 ст. 83 ТК).
Сделайте в приказе запись о том, что в связи со смертью работника ознакомить его под подпись с данным документом невозможно (ч. 2 ст. 84.1 ТК). Других лиц знакомить с приказом не нужно.
В приказе, личной карточке и записи в трудовой книжке не используйте формулировку «уволен». По отношению к умершему сотруднику это неуместно. Корректнее будет написать: «Трудовой договор прекращен». Графы, которые предусмотрены под подпись сотрудника в приказе и личной карточке, оставляйте незаполненными. Такие выводы следуют из положений статей 84.1, 141 ТК.
Если работник не отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, внесите в книжку запись о прекращении трудового договора в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК). В трудовой книжке записи о работе будут заверены только одной подписью – представителя работодателя и его печатью.
Трудовую книжку передайте лично в руки родственнику. Попросите родственника составить расписку, что он получил трудовую книжку, и расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если родственник не может забрать трудовую лично, можно ее отправить обычной почтой. Но для этого нужно получить от него заявление о выдаче почтой. Переслать его родственник может и по электронной почте, но безопаснее по обычной или с курьером – чтобы у вас остался оригинал.
Трудовую книжку, которую не получили родственники умершего сотрудника, работодатель должен хранить до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет (п. 43 постановления Правительства от 16.04.2003 № 225, ст. 664 перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"
