Ответ и обоснование:
Добрый день! Сообщаем:
Сообщаем следующее:
1. По результатам проверки правильности расходования средств на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством отдельные суммы начисленных работнику выплат могут быть не приняты к зачету территориальным органом ФСС РФ.
В частности, суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, выплаченные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка листков нетрудоспособности, к зачету не принимаются и подлежат возмещению в установленном порядке (п. 18 Положения о ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 N 101).
2. По мнению контролирующих органов не принятые к зачету суммы не могут рассматриваться в качестве выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами на основании пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ.
3. Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с отказом территориального органа ФСС РФ в зачете отдельных расходов будет следующей:
1) Расходы учреждения по обязательному социальному страхованию, не принятые к зачету органом ФСС РФ, следует отразить в бухгалтерском учете как соответствующие корректировки начисления выплат (пособий) и страховых взносов, руководствуясь при этом порядком, установленным п. 18 Инструкции N 157н. Исправление ошибок осуществляется способом "Красное сторно" и дополнительными бухгалтерскими записями:
- последним днем отчетного периода (если ошибка обнаружена до момента представления бухгалтерской отчетности);
- датой обнаружения ошибки (если ошибка обнаружена после представления бухгалтерской отчетности).
При этом оформляется Бухгалтерская справка (ф. 0504833), в которой должна содержаться ссылка на номер и дату исправляемого Журнала операций, обоснования внесения исправлений.
2) Если организация госсектора не хочет спорить с контролирующими органами, следует произвести доначисление страховых взносов по всем видам обязательного страхования (включая ФСС РФ) на суммы выплат, не принятых к зачету, в установленном главой 34 НК РФ порядке. Помимо этого должны быть исчислены и уплачены соответствующие пени. Кроме того, необходимо доначислить и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний согласно требованиям Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ.
3) Руководитель учреждения (глава администрации сельского поселения) должен принять решение в отношении сумм, не принятых к зачету, а именно: - о возврате выплат (возмещении расходов) получателями, то есть застрахованными лицами; - о возмещении расходов виновными лицами; - об отнесении расходов за счет средств организации.
4. Поступление средств в счет возмещения не принятых к зачету расходов по общему правилу отражается в учете как восстановление кассовых расходов. В установленных случаях подобные суммы подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета.
Возмещение расходов, не принятых к зачету ФСС, сотрудником - получателем выплат (пособий)
1. Согласно ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, излишне выплаченные застрахованному лицу, могут быть взысканы с него только при: - выявлении счетной ошибки; - недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями, в том числе справки (справок) о сумме заработка, из которого исчисляются указанные пособия, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер и т.п.). В то же время застрахованное лицо может возместить расходы, не принятые к зачету, в добровольном порядке. Добровольный характер подобных действий работников желательно зафиксировать, оформив соответствующее заявление.
2. Решение о внесении суммы незачтенной выплаты ее получателем может быть принято сразу же по итогам проверки, проведенной территориальным органом ФСС РФ. В таком случае организация госсектора может не доначислять страховые взносы на не зачтенную сумму.
Однако достаточно часто получатели пособий возмещают незачтенные расходы только по истечении достаточно продолжительного отрезка времени. При таких обстоятельствах доначислить страховые взносы желательно уже по итогам проверки.
После того как организация госсектора взыскала с сотрудника сумму неправомерно выплаченного пособия или же данная сумма возвращена сотрудником добровольно, ранее произведенная выплата не может признаваться объектом обложения страховыми взносами, поскольку факт их выплаты уже отсутствует (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13963).
В случае доначисления учреждением страховых взносов на суммы выплат, не принятых к зачету, по факту возврата средств застрахованным лицом или взыскания средств с этого лица в учете должны быть отражены соответствующие корректировки (записи по доначислению страховых взносов должны быть сторнированы).
Возврату (взысканию) подлежит сумма, фактически полученная физическим лицом "на руки". Соответственно, если пособие облагалось НДФЛ, то возвращена (взыскана) должна быть начисленная сумма пособия за вычетом НДФЛ. При этом бухгалтерские записи по удержанию налога необходимо сторнировать - в случае возврата суммы пособия его получателем (взыскания суммы с получателя) нет оснований говорить о наличии у физического лица дохода (экономической выгоды) (ст. 41 НК РФ).
Отнесение расходов, не принятых к зачету ФСС, за счет учреждения.
1. Положения действующего законодательства далеко не всегда позволяют взыскать сумму не зачтенной территориальным органом ФСС РФ выплаты с получателя этой выплаты или с виновного лица. В ряде случаев не получается организовать и добровольное возмещение расходов организации госсектора заинтересованными сотрудниками (физическими лицами).
При таких обстоятельствах незачтенные расходы относятся за счет организации госсектора в следующем порядке.
1. Затраты могут быть отнесены к виду расходов 121 "Фонд оплаты труда государственных (муниципальных) органов" и подстатью 211 "Заработная плата" КОСГУ в том случае, если в соответствии с положениями коллективного договора, локальных нормативных актов организации госсектора они могут осуществляться за счет фонда оплаты труда (экономии фонда оплаты труда). Не принятые к зачету ФСС РФ выплаты, учтенные в составе расходов (затрат) учреждения:
- уже не являются страховым обеспечением, осуществляемым в соответствии с действующим законодательством за счет средств ФСС РФ и средств учреждений-страхователей;
- не предусматриваются, как правило, локальными нормативными актами в качестве отдельного вида выплат.
Таким образом, решение об отнесении указанных выше затрат к виду расходов 121 и подстатью КОСГУ 211 не должно по крайней мере противоречить принятым в учреждении локальным актам - этими актами должна быть предусмотрена возможность осуществления за счет средств фонда оплаты труда или его экономии прочих выплат по решению руководителя.
2. Если не зачтенные ФСС суммы не могут быть отнесены на вид расходов 121 и подстатью КОСГУ 211 с учетом приведенных в п. 1 условий, их можно учесть по виду расходов 853 "Уплата иных платежей" и статье 290 "Прочие расходы" КОСГУ как расходы, не связанные с оплатой труда.
3. Осуществление расходов в порядке, описанном в п.п. 1 и 2, должно быть предусмотрено Бюджетной сметой администрации сельского поселения.
4. С не принятой к зачету выплаты согласно требованиям налогового законодательства мог быть удержан НДФЛ. Если расходы отнесены за счет организации госсектора, сумма доходов получателя выплаты не изменяется и, соответственно, нет оснований для "пересмотра" удержанной суммы НДФЛ.
Возможна и иная ситуация: при выплате пособия НДФЛ вполне обоснованно мог не удерживаться. В то же время после отказа в зачете определенных расходов и их отнесения за счет учреждения суть (характер) этой выплаты изменяется. В этой связи организацией может быть принято решение об удержании НДФЛ с сотрудника, ранее получившего пособие, сумма которого впоследствии не была принята к зачету. При невозможности удержать исчисленную сумму налога учреждение должно уведомить об этом налогоплательщика и налоговый орган (п. 5 ст. 226 НК РФ).
5. Излишне выплаченные суммы, на которые были доначислены страховые взносы, подлежат учету при определении среднего заработка при наступлении очередного страхового случая в общеустановленном порядке (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13963).
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"
Вопрос от клиента из Смоленской области
