Ответ и обоснование:
Добрый день!
Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи в настоящее время утвержден приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н (п. 9 ст. 169 НК РФ, далее - Порядок N 14н).
В соответствии с п. 10 Порядка N 14н хранение документов, подписанных электронной подписью, составление, выставление (направление) и получение которых предусмотрено Порядком N 14н, обеспечивается участниками электронного документооборота с учетом сроков хранения архивных документов, определенных в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ.
В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленная в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ (смотрите также письма Минфина России от 15.03.2021 N 03-07-14/17888, от 30.09.2020 N 03-07-09/85478, от 10.04.2019 N 03-07-14/25364).
В письме ФНС России от 09.08.2010 N ШС-37-3/8664, в целях проверки достоверности и непротиворечивости сведений, указанных в счетах-фактурах, представленных налогоплательщиком при проведении мероприятий налогового контроля, налоговый орган на основании ст. 93.1 НК РФ вправе истребовать документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, не у проверяемого налогоплательщика, а у контрагента или у иных лиц, располагающих этими документами (информацией).
Письмом Минфина РФ от 29 октября 2015 г. N 03-02-РЗ/62336 определено, что представление документов в налоговые органы на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абзац 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).
Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Юридической значимостью документа является его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (подпункты 14, 23 и 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Таким образом, участник электронного документооборота при необходимости представления в контролирующие органы бумажной копии электронного документа распечатывает электронный документ на бумажном носителе, формируя тем самым копию электронного документа с отметкой о подписании документа электронной подписью, и заверяет личной подписью руководителя организации или лица, которое действует по доверенности (в которой закреплены соответствующие полномочия представлять интересы общества во взаимоотношениях с третьими лицами), например, главный бухгалтер (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ).
Листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утверждаемыми ФНС России (абзац 2 п. 2 ст. 93 НК РФ). При этом не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ (п. 2 ст. 93 НК РФ).
В настоящее время (с 04.01.2019) действуют требования, утвержденные приказом ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@.
Согласно им заверительная надпись обязательно должна содержать (п. 5 Требований):
- наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов;
- его личную подпись, фамилию, инициалы;
- указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату.
При этом заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку. Проставление печати на заверительной надписи Требованиями не предусмотрено. Что вполне логично, поскольку печать с 6 апреля 2015 года перестала быть обязательным средством индивидуализации хозяйственных обществ (ООО и АО).
Общество вправе иметь печать, за исключением случаев, когда Федеральным законом предусмотрена обязанность общества использовать печать. При этом сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается:
- основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) - дата и номер требования);
- общее количество листов документов.
Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов (п. 6 Требований).
Документы могут быть направлены в налоговый орган Почтой России либо их лично может доставить в налоговую лицо, действующее по доверенности.
Представление копий истребуемых документов, не заверенных надлежащим образом, инспекторы расценивают как непредставление документов в установленные сроки, что, в свою очередь, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 или ст. 129.1 НК РФ (смотрите, например, письмо ФНС России от 02.10.2012 N АС-4-2/1645).
К сведению! По п. 2 Порядка N 14н в случае выставления счета-фактуры в электронной форме с использованием телекоммуникационных каналов связи основанием для принятия покупателем предъявленных сумм НДС к вычету является счет-фактура в электронной форме, сформированный в соответствии с утвержденным форматом (согласно абзацу второму п. 9 ст. 169 НК РФ), подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица продавца, выставленный и полученный по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с установленным данным приказом порядком (смотрите также письмо Минфина России от 22.12.2021 N 03-07-09/104829).
В письме ФНС России от 14.12.2021 N СД-4-26/17395@ также указывается на то, что требования законодательства о налогах и сборах могут быть исполнены выставлением продавцом электронного счета-фактуры, сформированного по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ (смотрите также письмо ФНС России от 25.10.2021 N СД-4-3/15065@).
При этом вне таких рамок может передаваться файл обмена информации покупателя (извещение о получении счета-фактуры в электронной форме и (или) иные дополнительные сведения к полученному счету-фактуре в электронной форме). А, например, из письма ФНС России от 15.10.2021 N СД-4-3/14647@ можно сделать вывод, что нарушение формата является препятствием для приема-передачи электронного счета-фактуры.
Сказанное позволяет нам считать, что акты сдачи-приемки, акты сверки, оформленные по согласованию с контрагентами в электронном виде, могут передаваться в любом формате. Выставление и получение электронных счетов-фактур и комплексных документов со счетом-фактурой в составе осуществляется через оператора электронного документооборота в виде XML-файла.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"
