Какой порядок выдачи расчетных листков?

Заработную плату мы выдаем два раза в месяц, а расчетные листки тоже должны два раза выдавать? И можно ли отправлять на личную электронную почту сотрудника? Бухгалтерия у нас находится в одном поселке, а учреждение в другом. Как мы должны отправлять расчетные листки? Мы отправляем им в конверте на каждого отдельно. Я почитала, что должен быть журнал выдачи расчетных листов, мы его не ведем, должны ли вести?

Добрый день!
Расчетный листок должен выдаваться один раз в месяц при выплате второй части заработной платы.
При выплате заработной платы работодатель в силу части первой ст. 136 ТК РФ обязан извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Невыдача работникам расчетных листков является нарушением трудового законодательства, влекущим административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Буквально из ст. 136 ТК РФ следует, что расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, то есть как за первую, так и за вторую половину месяца. Вместе с тем при выплате так называемого аванса полный расчет всех сумм, причитающихся за этот период, не осуществляется. Удержания производятся по итогам всех начислений за месяц. Соответственно, вся необходимая для заполнения расчетного листка информация становится известна только в последний день месяца. В связи с этим расчетный листок должен выдаваться один раз в месяц при выплате второй части заработной платы, что подтвердил Роструд в п. 3 письма от 24.12.2007 N 5277-6-1.
Поскольку обязанность работодателя выдавать работникам расчетные листки не поставлена законом в зависимость от способа выплаты заработной платы, делать это нужно как при выдаче денежных средств из кассы, так и при их переводе на счет в кредитной организации.
При отказе работника от получения расчетного листка необходимо составить соответствующий акт. В таком случае у работодателя будет письменное доказательство отсутствия его вины в невыполнении обязанности, предусмотренной ст. 136 ТК РФ.
Как указал Роструд в письме от 18.03.2010 N 739-6-1, порядок выдачи расчетных листов, в том числе при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством не установлен, поэтому такой порядок может быть закреплен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка. Выдача листков работникам в бухгалтерии не противоречит требованиям законодательства. Однако само по себе предоставление работникам возможности забрать расчетный листок в бухгалтерии, по нашему мнению, не является надлежащим исполнением обязанности, установленной частью первой ст. 136 ТК РФ. Если какой-либо работник не явится в бухгалтерию за расчетным листком, на работодателе все равно будет лежать обязанность вручить работнику соответствующий документ.
Минтруд России полагает, что извещение работника о составных частях заработной платы посредством отправки ему расчетного листка по электронной почте, если такой порядок предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте, не нарушает положения ст. 136 ТК РФ (письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560). Аналогичную точку зрения высказывает и Роструд. В судебной практике также имеются примеры, когда уведомление работника о составных частях заработной платы по электронной почте признавалось надлежащим исполнением требований ст. 136 ТК РФ (определение Московского городского суда от 12.05.2017 N 33-17642/2017).
По нашему мнению журнал выдачи расчетных листов вести целесообразно, например, во избежание разногласий как с самими работниками, так и с контролирующими органами. Отсутствие подписей работников в журнале выдачи расчетных листов само по себе не является нарушением действующих норм законодательства. Однако сам факт невыдачи работникам расчетных листов будет являться нарушением, за которое работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"

Вопрос от клиента из Ямало-Ненецкого АО