Порядок списания запасных частей на ремонт автомобиля.

Порядок списания запасных частей на ремонт автомобиля в муниципальном казенном учреждении. Ремонт производился собственными силами (ремонт производил водитель).

Добрый день!
1. Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости (п.п. 23, 10 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N157н).
2. Запасные части к транспортным средствам (аккумуляторы, шины, покрышки и т.п.) при приобретении учитываются на счете 105 36 "Прочие материальные запасы" на основании первичных учетных документов, оформляемых поставщиками (п.п. 117, 118 Инструкции N157н).
3. При выдаче запасных частей в эксплуатацию оформляется Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф.0504210) или Требование-накладная (ф. 0504204).
4. Учет выданных запасных частей к транспортным средствам (в том числе автомобильных шин) осуществляется на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам", выданные взамен изношенных" (п. 349 Инструкции N157н).
5. Аналитический учет по забалансовому счету 09 ведется в Карточке количественно-суммового учета(ф.0504041) в разрезе лиц, получивших материальные ценности, с указанием их должности, фамилии, имени, отчества (табельного номера), транспортных средств, по видам материальных ценностей (с указанием производственных номеров при их наличии) и их количеству (п. 350 Инструкции N 157н).
6. Поступление запасных частей на забалансовый счет 09 происходит в момент их списания со счета 105 36 в целях ремонта транспортных средств. Учет запчастей на забалансовом счете 09 осуществляется в течение периода их эксплуатации (использования) в составе транспортного средства.
Бухгалтерский учет
Дт 1 401 20 272 Кт 1 105 36 446 - Списаны запасные части на текущие расходы
Дт 09 - Приняты запасные части, взамен изношенных
7. При замене одних исправных и годных к дальнейшей эксплуатации запасных частей на другие списывать первые с забалансового учета не нужно, если они сразу будут передаваться для использования по прямому назначению в составе других автотранспортных средств учреждения. Такое перемещение целесообразно оформлять Требованием-накладной (ф.0504204) и отражать соответствующие записи в Карточках(ф.0504041) - выбытие у одного лица и поступление у другого. Аналогичные записи в Карточках(ф.0504041) следует производить при смене материально-ответственного лица, например, при увольнении.
8. Замену сезонных шин следует рассматривать как содержание основного средства с целью поддержания его эксплуатационных характеристик.
Поскольку нормативно-правовыми документами, регулирующими ведение бухгалтерского учета, не определены правила отражения в учете операций по замене сезонных шин, учреждение вправе самостоятельно разработать их и утвердить в учетной политике. Возможные варианты учета сезонных автошин.
Вариант 1 - с использованием забалансового счета 09. В целях оптимизации учета к указанному счету вводятся субсчета:
- 09-1 "Шины летние";
- 09-2 "Шины зимние".
В случае если стоимость шин неизвестна, их учет на забалансовом счете 09 можно вести по количеству или в условной единице 1 шина - 1 руб.
Вариант 2 - без отражения операций на забалансовом счете 09. Материально ответственное лицо факт замены сезонных шин отражает во внутреннем учетном документе, например в карточке учета работы автомобильной шины, утвержденном учетной политикой.
9. Списание материальных ценностей с забалансового учета осуществляется на основании Акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающих их замену.
Например, учетной политикой учреждения может быть предусмотрено оформление решения профильнойкомиссии о списании с учета пришедших в негодность комплектующих (аккумуляторов, шин) Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), либо бухгалтерской справкой (ф. 0504833).
В момент, когда запасная часть снимается с эксплуатации (списывается), в Карточке (ф. 0504041) могут быть указаны:
- дата демонтажа;
- причина замены, определяемая комиссией;
- запись о дальнейшем направлении запасной части (в ремонт, на утилизацию).
Также в п. 349 Инструкции N 157н прямо предусмотрено, что при выбытии транспортного средства запасные части, установленные на нем и учитываемые на забалансовом счете, списываются с забалансового учета.
Пригодные к дальнейшему использованию запасные части, учитываемые на забалансовом счете 09, при определенных обстоятельствах могут вновь приниматься к балансовому учету. Подобные операции в учете возможны в том случае, если после демонтажа запасных частей их использование в составе конкретного транспортного средства в ближайшее время не планируется или же учреждение собирается их реализовать. Запасные части должны вновь приниматься к бухгалтерскому учету по факту поступления в места хранения (на склады) по текущей оценочной стоимости, установленной для целей бухгалтерского учета на дату принятия объектов к учету (п, п, 25, 31, 349 Инструкции N 157).
10. Неотражение на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" и в Справке о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах стоимости запасных частей может послужить основанием для привлечения должностного лица к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП РФ за представление недостоверной бюджетной отчетности.
Рекомендуем отразить ответственность за автомобиль и запасные части к нему при составлении трудового договора между водителем и работодателем.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"
Вопрос от Администрации сельского поселения Ставропольского края