Ответ и обоснование:
Добрый день!
При увольнении сотруднику который перешел на электронную трудовую книжку нужно предоставить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Они выдаются в виде справки СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н.
Выдать СТД-Р при увольнении можно либо на бумаге, либо в виде электронного документа, подписанного КЭП работодателя.
Факт выдачи работникам СТД-Р не нужно фиксировать в книге учета трудовых книжек, но можно завести отдельный журнал учета именно для форм СТД-Р. Такие рекомендации приведены на сайте «Онлайнинспекция.рф».
Если по какой-либо причине работник не забрал СТД-Р в последний день работы, то работодатель должен направить ему данную форму заказным письмом с уведомлением о вручении. Невыдача СТД-Р грозит работодателю штрафом:
- от 30 000 руб. до 50 000 руб. для организации;
- от 1000 руб. до 5000 руб. для должностного лица, а также ИП (ст.5.27 КоАП РФ).
То есть ответственность за непредставление СТД-Р предусмотрена такая же, как и за невыдачу бумажной трудовой книжки (ст.84.1 ТК РФ).
В остальном процедура увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой вполне стандартна. Нужно оформить приказ об увольнении работника, а также внести сведения в его личную карточку.
Кроме того, в последний день работы сотруднику нужно выдать:
Расчетный листок
В последний день работы в компании сотрудник должен получить все причитающиеся ему деньги (ст. 140 ТК РФ). Как правило, это часть зарплаты до дня увольнения и компенсация за неиспользованный период отпуска. Но могут быть дополнительные суммы, например, выплаты по больничному или выходное пособие при сокращении.
Каждая выплата сопровождается письменным оповещением работника (ст. 136 ТК РФ). Для этого оформляется расчетный листок. Его необходимо включить в комплект документов и при увольнении.
Выписка из ЕФС-1
Согласно положениям п. 12 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, в день увольнения застрахованному лицу нужно передать данные, предусмотренные п. 2 той же статьи. Это информация о застрахованном лице, сведения и документы о страховом стаже и его особенностях.
До 2023 года часть этой информации содержалась в формах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. Теперь они отменены, а сведения, которые в них включались, подаются в новый Социальный фонд в подразделах 1.1, 1.2, 2 и 3 Раздела 1 отчета ЕФС-1. Причем заполняется форма с такими особенностями:
Подраздел 1.1 — на всех работников, в отношении которых были кадровые события;
Подраздел 1.2, Подраздел 2 — только на тех, у кого есть право на досрочную пенсию;
Подраздел 3 — на тех, за кого страхователь платит дополнительные взносы.
При увольнении сотруднику нужно сделать выписку из ЕФС-1 — это следует из письма СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754. Но есть письмо Минтруда от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661, где прямо сказано, что выписка из ЕФС-1 при увольнении не требуется.
Специалисты ведомства аргументируют тем, что информация о трудовой деятельности работника содержится в трудовой книжке или справке СТД-Р, и дублировать ее не нужно.
Скорее всего, в Минтруде имели в виду, что не нужна выписка из Подраздела 1.1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Действительно, эта информация есть в трудовой книжке или СТД-Р. А вот данных о дополнительных страховых взносах и о документах, подтверждающих право работника на досрочную пенсию, в трудовой книжке нет. Но обязанность страхователя предоставить эти сведения застрахованному лицу в день увольнения никто не отменял. Именно такая информация и будет содержаться в выписке из подразделов 1.2, 2 и 3 Раздела 1 ЕФС-1.
Чтобы не рисковать и не давать повода для споров, следует все же сделать выписку из ЕФС-1 при увольнении сотрудника. Тем более Минтруд этого не запрещает, а говорит лишь о том, что она не требуется.
Выписка из Раздела 3 РСВ
Раздел 3 Расчета по страховым взносам содержит информацию о застрахованном лице и выплатах ему, в том числе подлежащих обложению взносами. Эти данные должны быть предоставлены увольняющемуся работнику согласно п. 8 ст. 11 закона № 27-ФЗ.
Актуальная форма РСВ содержится в Приложении 1 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Выписку заполняют на увольняющегося человека за период с начала квартала по дату прекращения работы.
Выписка из отчета Персонифицированные сведения
Еще один новый отчет 2023 года — Персонифицированные сведения о физических лицах (Приложение 2 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). В нем содержатся личные данные человека и информация о произведенных ему выплатах.
Отчет заменил отмененную СЗВ-М, которая входила в комплект документов при увольнении. Так что на покидающего компанию сотрудника вместо СЗВ-М теперь нужно сделать выписку из Персонифицированных сведений. Период выписки — текущий месяц.
Ранее предоставленные работником документы
Если отдел кадров хранит копии документов сотрудника, например, диплома, СНИЛС или военного билета, при увольнении их необходимо вернуть. Иначе потом их придется уничтожать.
Важно знать, что и в период работы человека держать у себя его документы можно только при наличии его письменного согласия. Если такого согласия нет, а документы (или их копии) в компании хранятся, то она нарушает закон о персональных данных. Это подтверждают ответы представителей Роструда на портале онлайнинспекция.рф.
Что же касается ранее предоставленных сотрудником в отдел кадров справок, то их оригиналы работодатель возвращать не обязан. Вместе с тем у увольняющегося есть право запросить любые документы, связанные с работой. И если такой запрос поступит, эти справки придется выдать.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"
