Как правильно предоставить вычет по НДФЛ сотруднику, у которого шесть детей и два из которых уже работают? Как и за какое время нужно сделать перерасчет неправильно исчисленного и удержанного НДФЛ?

У сотрудника 6 детей: 23 года, 20 лет, 19 лет, 17 лет, 15 лет, 11 лет. Дети 23 и 20 лет уже не учатся - работают, а остальные четверо учатся (19 лет на очной форме и остальные в школе). Как правильно предоставить вычет по НДФЛ? Мы предоставляем третьему и четвертому ребенку по 1400, пятому и шестому по 3000 руб. Если это неправильно, то за какое время можно сделать перерасчет?

Добрый день! Сообщаем:
В вашем случае на каждого ребенка (четвертого, пятого и шестого) необходимо предоставлять вычет в сумме 3000,00 руб.
В письме Минфина России от 10.02.2012 N 03-04-05/8-146 дано разъяснение: в этом вопросе значение имеет только количество детей. Если детей четверо, но первые уже взрослые, то на последнего все равно распространяется налоговый вычет по максимальной ставке - 3 тыс. руб. Очередность детей определяется в хронологическом порядке по дате рождения. Более того, даже если один из детей умер, все равно он участвует в расчете. Обоснование своего мнения финансисты не дали, но оно было высказано в письмах Минфина России от 10.02.2012 N 03-04-05/8-165.
В письме Минфина России от 10.02.2012 N 03-04-05/8-166 сказано, что документами для подтверждения стандартного вычета на ребенка являются, в частности, копии свидетельств о рождении каждого из детей. А если ребенок является студентом, то потребуется еще и справка из учебного заведения.
В части перерасчета и возмещения излишне удержанного НДФЛ сообщаем следующее: согласно п. 1 ст. 231 НК РФ излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма НДФЛ подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика, если иное не предусмотрено главой 23 НК РФ. Налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога и его сумме в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.
Возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы НДФЛ производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным физлицам, с доходов которых налоговый агент производит удержание этого налога, в течение трех месяцев со дня получения агентом заявления налогоплательщика (абзац третий п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат налогоплательщику излишне удержанных сумм налога производится налоговым агентом в безналичной форме путем перечисления денежных средств на его счет в банк, указанный в заявлении (абзац четвертый п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом прекращение трудовых отношений между налогоплательщиком и организацией - источником выплаты доходов, с которых налог излишне удержан, не влияет на порядок применения норм ст. 231 НК РФ. См. письмо Минфина России от 29.12.2012 N 03-04-05/6-1460.
В абзаце шестом п. 1 ст. 231 НК РФ предусмотрено, что если суммы налога, подлежащей перечислению налоговым агентом в бюджетную систему РФ, недостаточно для осуществления возврата излишне удержанной и перечисленной суммы НДФЛ налогоплательщику в трехмесячный срок, налоговый агент в течение 10 дней со дня подачи ему заявления налогоплательщиком, направляет в налоговый орган по месту своего учета заявление на возврат налоговому агенту излишне удержанной им суммы налога.
Возврат налоговому агенту перечисленного ранее в бюджет НДФЛ осуществляется налоговым органом в порядке, установленном ст. 78 НК РФ (абзац седьмой п. 1 ст. 231 НК РФ). Для этого организации - налоговому агенту следует на основании абзаца восьмого п. 1 ст. 231 НК РФ представить в налоговый орган по месту учета выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы НДФЛ в бюджет. При этом организации следует подать в налоговый орган новые справки по форме 2-НДФЛ в отношении тех работников, с доходов которых был излишне удержан и перечислен в бюджет налог (см. письмо ФНС России от 13.08.2014 N ПА-4-11/15988).
До возврата из бюджетной системы РФ излишне удержанной и перечисленной суммы налога налоговый агент вправе осуществить возврат такой суммы налога за счет собственных средств (абзац девятый п. 1 ст. 231 НК РФ).
При отсутствии налогового агента налогоплательщик вправе обратиться с заявлением в налоговый орган о возврате излишне удержанной с его доходов и перечисленной в бюджетную систему РФ ранее налоговым агентом суммы НДФЛ одновременно с представлением налоговой декларации по окончании налогового периода.
Обратите внимание, что налогоплательщик может вернуть НДФЛ из бюджета через налоговый орган только при отсутствии налогового агента. Если налоговый агент существует, то сначала с заявлением о возврате излишне удержанного налога следует обратиться к нему (см. определение Конституционного Суда РФ от 17.02.2015 N 262-О).

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ"

Вопрос от клиента из Краснодарского края