Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем учреждения бюджетной сферы (ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ, п. 14 Инструкции N 157н). При этом обязанности по обеспечению сохранности первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформлению и передаче их в архив, как правило, возлагаются руководителем на главного бухгалтера.
Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в Российской Федерации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", далее - Закон N 125-ФЗ; пп. 13, 33 Стандарта "Концептуальные основы ...").
Конкретные правила организации документооборота, места хранения документов разрабатываются субъектом самостоятельно, утверждаются и закрепляются в учетной политике или ином локальном акте. Таким документом, к примеру, может являться Положение об архиве организации (учреждения).
Разработать его можно на основе примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 N 42 (применяется с 26 августа 2018 года).
Кроме того, приказом Росархива от 22.05.2019 N 71 утверждены Правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления, которые определяют в том числе процессы:
- документирования управленческой деятельности;
- организации документооборота;
- управления документами в системе электронного документооборота;
- контроля исполнения документов и поручений.
Требования распространяются на бухгалтерскую, кадровую и другую специальную документацию в части общих принципов работы с документами. Детально описаны процедуры подготовки к передаче на архивное хранение и выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
На основе общих правил Росархива органы власти и местного самоуправления вправе разработать типовые и примерные номенклатуры дел для себя и подведомственных организаций.
Также на сегодняшний день не утратили актуальность и применяются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила N 526 (см. информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015)).
В соответствии с пп. 2.1, 2.2 Правил N 526 документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд организации, создание которого осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с п. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ, и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
Пунктом 2.3 Правил N 526 установлено, что часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда РФ, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пп. 4.6 - 4.13 Правил N 526, который предусматривает, в частности, ежегодную экспертизу ценности документов, осуществляемую экспертной комиссией организации.
С 18 февраля 2020 года сроки хранения документов определены в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций...", утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень N 236).
После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством РФ. Обратите внимание: с 26 октября 2020 года Федеральным законом от 15.10.2020 N 341-ФЗ внесены изменения в КоАП РФ, ужесточающие административную ответственность за нарушение правил хранения архивных документов, предусмотренную ст. 13.20 КоАП РФ.
Согласно п. 11 Инструкции N 157н подборка и брошюрование первичных (сводных) учетных документов должна осуществляться в учреждении по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) с учетом следующих требований:
- документы подбираются в хронологическом порядке;
- в одну Папку (Дело) подшиваются первичные документы, относящиеся к определенному Журналу операций.
Поскольку бухгалтерский учет осуществляется методом двойной записи, каждая операция, учтенная на основании первичного документа, отражается в двух Журналах операций. Нормативные акты не содержат прямых указаний на то, к какому из двух Журналов операций следует подшивать документы.
Минфин России считает, что первичные учетные документы можно подшивать как отдельным томом, так и вместе с одним из Журналов операций; с каким именно - нужно определить в учетной политике (письмо Минфина России от 28.04.2020 N 02-07-05/34707). К выводу о том, что первичные банковские и учетные документы вовсе не обязательно должны быть подшиты непосредственно к журналам операций и могут храниться в отдельных подшивках, в прошлом году приходил и Верховный Суд РФ в определении от 23.08.2019 N 301-ЭС19-13795.
Хранение электронных документов на электронных носителях осуществляется в порядке, установленном Законом N 402-ФЗ, Стандартом "Концептуальные основы ...", Инструкцией N 157н, а также Правилами N 526.
Согласно пп. 13, 33 Стандарта "Концептуальные основы ...", п. 11 Инструкции N 157н при наличии технической возможности организация бюджетной сферы вправе осуществлять хранение на электронных носителях:
- первичных (сводных) учетных электронных документов;
- электронных учетных регистров;
- бухгалтерской (финансовой) отчетности.
В этом случае все документы должны быть заверены квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ). Порядок хранения электронных документов, электронных регистров для обеспечения их сохранности, а также порядок изготовления бумажных копий электронных документов и электронных регистров устанавливается в рамках формирования учетной политики (приложение N 5 к Приказу N 52н, письма Минфина России от 03.06.2014 N 02-07-05/26571, от 30.09.2013 N 02-06-10/40454).
Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и в отношении документации, формируемой на бумажных носителях - согласно Перечню N 236, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, п. 33 Стандарта "Концептуальные основы...").
Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты только уполномоченными на то органами, на основании их постановлений (п. 17 Инструкции N 157н). Копии изъятых документов (регистров), изготовленные в установленном порядке, включаются в документы бухгалтерского учета (ч. 8 ст. 9, ч. 9 ст. 10 Закона N 402-ФЗ, п. 32 Стандарта "Концептуальные основы ...").
Уничтожение бухгалтерских документов осуществляется по истечении сроков их хранения на основании Решения профильной комиссии госучреждения после проведения экспертизы их ценности. Сам факт уничтожения документации подтверждается специальным Актом.
Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему «СоветникПРОФ» или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ)
