С 1 января нужно ежемесячно подавать в налоговую инспекцию новый отчет — персонифицированные сведения о физлицах.

Форма отчета утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878.
В отчете, помимо титульного листа, всего один раздел. В него вносите сведения обо всех физлицах, с которыми у компании заключен трудовой или гражданско-правовой договор или которым выплачивали трудовые доходы в отчетном месяце. Главное отличие от СЗВ-М — помимо Ф. И. О. и СНИЛС, надо указывать сумму начисленных выплат.

Сведения о доходах налоговики будут не только использовать для контроля за НДФЛ и взносами, но и передавать в Соцфонд. Это нужно, к примеру, для выплаты пособий. Допустим, работник обратится в фонд за пособием, выплата которого зависит от дохода семьи. Вся информация уже будет у чиновников, и они не запросят дополнительные документы.

Представлять персонифицированные сведения нужно ежемесячно. Срок — до 25-го числа следующего месяца. Но в первый раз отчет будете сдавать за январь 2023 года не позднее 27 февраля. Ведь 25 февраля выпадает на субботу.

Персональные данные и суммы выплат. На странице со сведениями о физлице нужно указывать ИНН, СНИЛС, Ф. И. О. и сумму выплат. На каждого предусмотрен отдельный блок строк 010—070. Всего на странице помещается четыре таких блока. Если физлиц, которых нужно указать в отчете, больше, тогда на них понадобятся дополнительные страницы.

Титульный лист. Титульный лист отчета похож на аналогичные листы других отчетов в ФНС. Самое главное — правильно указать код периода. Но тут все просто: для января предусмотрен код 01, для февраля — 02 и т. д. Код по месту нахождения чаще всего будет 214 — то есть по месту нахождения российской организации. Другие возможные коды можно посмотреть в приложении 4 к Порядку, утвержденному приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Кого включать в отчет
В отчете указывайте всех физлиц, с которыми у вас в отчетном месяце действовал трудовой или гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг (п. 3.1 Порядка, утв. приказом ФНС № ЕД-7-11/878@). Поэтому первым делом определите, кого в отчет включать вообще не будете.

Не всех, с кем заключили ГПД, нужно указывать в отчете. Не включайте в отчет физлиц, с которыми в отчетном месяце действовал договор, связанный с переходом прав собственности, например, купли-продажи автомобиля. Такого рода отношения с физлицом не приводят к обязанности начислять взносы на его доходы. Если с таким физлицом не было никаких других договоров, по которым платили подпадающие под взносы суммы, то и в отчете его показывать не нужно. Разобраться в том, какие гражданско-правовые договоры предполагают страховые взносы, а какие — нет, помогут наши списки:
ГПД, по которым вы платите взносы:
- на выполнение работ или оказание услуг;
- авторского заказа;
- об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
- лицензионный договор.
ГПД, по которым вы не платите взносы:
- купли – продажи, дарения;
- мены;
- аренды, найма жилого помещения;
- займа.

Самозанятые в отчете не нужны. Отражать в отчете самозанятых не нужно. Выплаты физлицам с этим статусом страховыми взносами не облагаются (п. 11 ст. 2 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Заполните сведения о мобилизованных. Покажите в отчете мобилизованных и служащих по контракту, с которыми приостановили действие трудового договора. Отчет подают на всех застрахованных лиц (п. 7 ст. 431 НК). Сотрудники, с которыми приостановили действие трудового договора, остаются застрахованными (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).

Сотрудник уволился в декабре 2022 года или раньше, а в январе 2023 года получил больничные или премию – таких сотрудников рекомендуют включать в отчетность, так как выплаты были начислены ему в рамках трудовых отношений.

Сотрудница в декрете или отпуске по уходу за ребенком – укажите декретниц и сотрудников в отпусках по уходу за ребенком, с работниками действуют трудовые договоры.

Сотрудник не получал зарплату или ему начисляли только необлагаемые выплаты - учтите всех сотрудников, с которыми действуют трудовые договоры, даже если не начисляли выплат или они получали только необлагаемые доходы.

Укажите директора, даже если он — единственный учредитель. Неважно, получает ваш руководитель зарплату или нет. Он в любом случае является застрахованным лицом. Значит и в отчете его нужно показать.
В отчет включать тех же физлиц, которые в дальнейшем будут отражены в разделе 3 РСВ.

Какие выплаты включать в строку 070
В строке 070 по каждому сотруднику указывайте сумму доходов, начисленных за месяц (п. 3.7 Порядка, утв. приказом ФНС № ЕД-7-11/878@). Это все выплаты, которые входят в объект обложения страховыми взносами. В него входят как облагаемые, так и необлагаемые доходы из статьи 422 НК.

Как заполнить отчет, если ничего не платили сотруднику или выдали деньги бывшему работнику

Выплат работнику не было. Если в отчетном месяце работнику ничего не начисляли, в отчет его все равно включите. Строку 070 оставьте пустой, если отчет электронный. В бумаге поставьте прочерки (п. 3.3 Порядка, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).

Перечислили деньги бывшему работнику. Уволенному работнику вы могли выдать премию или оплатить больничный. В таком случае включите сотрудника в отчет и покажите эти выплаты. Неважно, что работник уволился. В ФНС требуют показывать в разделе 3 РСВ и такие выплаты, а данные в разных отчетах должны сходиться (письмо от 17.03.2017 № БС411/4859). В этом еще одно отличие от СЗВ-М: старый отчет на бывших работников не заполняли в любом случае.

Совсем не нужно отражать в отчете только те выплаты, которые вообще не являются объектом обложения взносами. К примеру, займы.

Дату получения дохода для заполнения строки 070 определяйте на день начисления в бухучете (п. 1 ст. 424 НК)
Сведения о выплатах налоговики не только передают в фонд, но и анализируют сами. К примеру, когда получат ваш РСВ за квартал, сверят его с данными из ежемесячных отчетов.

Нужно ли подавать нулевой отчет
Пустую форму персонифицированных сведений о физлицах не сдавайте. Даже если в отчетном месяце нет начислений и нет штатных сотрудников, у компании должен быть руководитель. А значит, на него тоже нужно сдать персонифицированные сведения о физлицах. Отразите в отчете директора, в том числе если он единственный учредитель (п. 1 ст. 420 НК, п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).

Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему «СоветникПРОФ» или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ)