В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н, а также на основании подп. 6.3 п. 6 Указаний N 3210-У, положений Приказа N 52н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке и при условии его оформления в печатном виде, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (пп. 6.3 п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, постановление Двенадцатого ААС от 27.08.2019 N 12АП-9065/19).
Документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовым отчетам (ф. 0504505), должны подтверждать:
1) получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
2) факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 20 Стандарта "Концептуальные основы", Приложение N 5 к Приказу N 52н).
Подотчетное лицо к авансовому отчету может представить в качестве подтверждающих расходы следующие документы:
- бумажный кассовый чек (бланк строгой отчетности), непосредственно сформированный ККТ (пп. 1 и 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации", далее - Закон о ККТ);
- кассовый чек (бланк строгой отчетности) в электронной форме, направленный на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты и распечатанный на бумаге (пп. 3, 4 ст. 1.2 Закона о ККТ);
- документ, подтверждающий расчеты в отдаленных и труднодоступных местностях (п. 3 ст. 2 Закона о ККТ);
- товарный чек, квитанция, расписка, иной подобный документ (п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ).
Законом N 54-ФЗ установлено обязательное применение всеми организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники при осуществлении ими расчетов (пп. 1, 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ).
В то же время Законом N 54-ФЗ предусмотрены исключения, когда контрольно-кассовая техника может не применяться организациями и индивидуальными предпринимателями в силу специфики осуществляемой деятельности либо особенностей местонахождения в случаях, установленных ст. 2 Закона N 54-ФЗ.
При этом в определенных случаях Закон N 54-ФЗ предусматривает обязанность выдавать вместо чека ККТ документ, подтверждающий факт осуществления расчета между организацией или ИП и покупателем, содержащий наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абзацем 4 п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ.
Так, например, такая обязанность установлена для ИП, которые осуществляют сдачу в аренду (наем) собственных или арендованных жилых помещений. Для этой ситуации форма обязательного документа, подтверждающего расчеты, не установлена, и ИП может предоставить квитанцию, расписку или иной документ о произведенной оплате.
Также, указанные положения предусматривают возможность не применять контрольно-кассовую технику в местностях, включенных в соответствующий перечень, который утверждается органом государственной власти субъекта Российской Федерации. Критерии отнесения местностей к отдаленным или труднодоступным местностям при необходимости могут быть разработаны органами государственной власти субъектов Российской Федерации самостоятельно. Покупателю, в этом случае должен быть выдан (направлен) документ, подтверждающий факт расчета, содержащий наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абзацами четвертым - двенадцатым пункта 1 статьи 4.7 настоящего Федерального закона, и подписанного лицом, выдавшим этот документ.
Но, как правило, в этом случае еще заключается договор найма жилого помещения (п. 1 ст. 671, п. 1 ст. 674 ГК РФ).
Согласно п. 12 актуальных на момент написания статьи Правил предоставления гостиничных услуг в РФ (далее - Правила) гостиничные услуги предоставляются исполнителем на основании договора, заключаемого в письменной форме (Постановление Правительства РФ от 18 ноября 2020 г. N 1853 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации").
Договор, заключаемый с потребителем или с заказчиком - физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, является публичным договором и должен содержать, в частности:
- сведения о виде гостиницы, категории гостиницы, указанной в свидетельстве о присвоении гостинице определенной категории, предоставляемом номере (месте в номере) и об адресе гостиницы;
- сведения о категории номера, цене номера (места в номере), количестве номеров (мест в номере);
- период проживания в гостинице;
- время заезда и время выезда (расчетный час);
- иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя) (п. 13 Правил).
Пунктом 14 Правил определено, что письменная форма договора считается соблюденной в случае составления одного документа (в том числе электронного), подписанного двумя сторонами, или подтверждения исполнителем заявки, направленной заказчиком (потребителем) исполнителю, а также в случае совершения заказчиком (потребителем) действий, направленных на получение услуг (в том числе уплата заказчиком (потребителем) соответствующей суммы исполнителю).
То есть при отсутствии кассового чека выданный при оплате исполнителем документ может и не быть оформлен как договор, но должен содержать фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя и идентификационный номер налогоплательщика, сведения о заказчике (фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица и сведения о документе, удостоверяющем его личность, оформленном в установленном порядке), сведения о виде гостиницы, категории гостиницы, указанной в свидетельстве о присвоении гостиницы определенной категории, предоставляемом номере (месте в номере) и об адресе гостиницы, сведения о категории номера, цене номера (места в номере), количестве номеров (мест в номере), период проживания в гостинице, время заезда и время выезда (расчетный час), иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).
Таким образом, в случае, если подотчетным лицом представлен Авансовый отчет с приложением квитанции, подтверждающей оплату найма жилого помещения, и такая квитанция содержит в себе все необходимые реквизиты, к которой приложен договор найма жилого помещения, то такой авансовый отчет бюджетному учреждению принять к учету можно.
К сведению! Приложенные к Авансовому отчету документы об оплате могут быть оформлены с нарушениями (например, отсутствие обязательных реквизитов).
По мнению ревизоров, оформленные с нарушением состава обязательных реквизитов документы не могут подтверждать понесенные сотрудниками расходы. Соответственно, возмещением затрат на основании таких документов может рассматриваться ими как ущерб бюджету. Но суды не всегда согласны с контролирующими органами (смотрите, например, постановление Шестого ААС от 01.12.2020 по делу N А04-2526/2020, поддержанное определением Верховного Суда РФ от 28.04.2021 N 303-ЭС21-4977). По этому поводу специалисты финансового ведомства в части вопроса подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли отметили, что нарушение контрагентом законодательства при документальном оформлении расчетов само по себе не свидетельствует о неправомерности расходов нанимателя (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-06/1/74132). То есть на уровне финансового ведомства впервые было высказано мнение о том, что подотчетные лица и организации не должны быть заложниками несоблюдения контрагентами норм закона при оформлении соответствующих документов. Данная позиция Минфина может стать аргументом для учреждения в спорах с проверяющими.
При выявлении нарушений в приложенных к Авансовому отчету документах окончательное решение о возмещении таких расходов остается за руководителем учреждения. Однако дело бухгалтерии - разъяснить ему суть нарушения и последствия принятия к учету неправильно оформленных документов. Если руководитель все-таки даст письменное указание принять документы к учету, при проверке ревизоры могут признать нарушение и даже оштрафовать за искажение отчетности и, конечно, потребуют возместить ущерб. Но речь уже не будет идти о вине бухгалтера.
Для того чтобы свести к минимуму возможные негативные последствия, следует детально разъяснять подотчетным лицам, как должны быть оформлены документы, которые они должны получить при найме жилого помещения в командировке.
Выдержка из Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации", в частности п. 1 ст. 4.7 «Кассовый чек и бланк строгой отчетности, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом, содержат с учетом положений пункта 1.1 настоящей статьи следующие обязательные реквизиты», приведена во вложении.
Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему «СоветникПРОФ» или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ)
