Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:
- выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;
- возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
При принятии решения о порядке и размерах компенсации работникам учреждения расходов на мобильную связь, следует руководствоваться принципом эффективного использования бюджетных средств, установленного ст. 34 БК РФ.
Данный принцип означает, что при составлении и исполнении бюджетов участники бюджетного процесса в рамках установленных им бюджетных полномочий должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств (экономности) и (или) достижения наилучшего результата с использованием определенного бюджетом объема средств (результативности).
Соответственно, средства на оплату услуг связи должны расходоваться рационально и экономно в пределах установленного лимита, при этом недопустимо, чтобы без веских на то причин лимит выбирался полностью ежемесячно даже в те месяцы, когда сотрудники частично или полностью отсутствовали на работе (в связи с очередным отпускам, днями нахождения на больничном и т.д.).
Специалисты Минфина России и Минздравсоцразвития России ранее указывали, что для освобождения компенсации за использование услуг мобильной связи в служебных целях от НДФЛ и страховых взносов необходимы документы, подтверждающие фактическое использование имущества в служебных целях, основанные на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19).
Аналогичные нормы, на которых они основывались при обосновании, действуют и сейчас.
Анализ нормативных документов на уровне различных публично-правовых образований показал, что в положения о порядке возмещения расходов на мобильную связь включаются условия о предоставлении сотрудниками (служащими) документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров (в том числе по средствам детализации счета за отчетный период).
Следовательно, применяемый в учреждении порядок возмещения расходов на мобильную связь сотрудникам (служащим), а именно использование личных номеров телефонов (собственных sim-карт) в служебных целях, может привести к возникновению претензий со стороны контролирующих органов, как минимум, в части неэффективности использования бюджетных средств.
Поскольку, как правило, учет расходов на сотовую связь учреждениями организуется путем представления сотрудникам служебных sim-карт, учет расходов по которым может быть организован непосредственно получателем бюджетных средств, на сотрудников при этом возлагается обязанность по возмещению расходов сверх установленных для них лимитов и в периоды нахождения в очередных отпусках, на больничных.
Особенности, связанные с использованием мобильной связи сотрудниками учреждения.
1. Учреждение само вправе заключить договор с оператором сотовой связи и установить список лиц, которым необходим такой вид связи, а также установить определенный лимит.
2. Учреждение может заключить дополнительное соглашение об использовании личных телефонов сотрудников. В этом случае оно обязано компенсировать расходы на мобильную связь и износ личных телефонов сотрудников согласно ст. 188 ТК РФ.
3. Выплачиваемая компенсация расходов (обоснованных и документально подтверждённых) не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.
4. Бухгалтерский учет таких расходов зависит от выбранного варианта использования сотовой связи (прямой договор с поставщиком или выплата компенсации сотрудникам).
Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему «СоветникПРОФ» или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ).
