Информируем Вас о том, что с 17 сентября 2023 вступил в силу Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 № 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" (далее – Правила).
Вышеуказанный Приказ утвердил новые Правила, в которых более подробное отражены особенности работы с электронными документами, порядок проведения экспертизы ценности документов и оформление ее результатов. Также теперь регламентировано, что создание архивов для организаций является правом, а для государственных органов и органов местного самоуправления обязанностью.
Новые Правила заменили Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. По сравнению с ранее действовавшими Правилами сроки хранения документов не изменились, однако приложениями к Правилам были утверждены новые формы документов, такие как:
- номенклатура дел организации;
- номенклатура дел структурного подразделения организации;
- акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;
- опись электронных документов;
- опись дел по личному составу;
- книга учета поступления и выбытия дел, документов;
- акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов.
В частности, в новой форме номенклатуры дел организации итоговую запись разделили на бумажные и электронные дела. Гибридные предстоит учитывать по отдельным томам. В действующей форме документа такого разграничения не существовало.
Также, как и ранее, документы могут быть переданы на уничтожение только после проведения их экспертизы ценности. Однако, с 17 сентября 2023 года были конкретизированы способы уничтожения документации.
Так, пунктом 31 новых Правил установлено: «Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
При этом новые Правила также регламентируют, что не все документы дел могут быть переданы на уничтожение в сторонние организации. Некоторые виды документации должны быть уничтожены в самом органе местного самоуправления, путем измельчения (шредирования). И лишь потом бумажные отходы должны быть переданы для утилизации в стороннюю организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья.
Таким образом, в целях недопущения нарушений при проведении проверки прокуратурой исполнения законодательства в сфере архивного дела, органам местного самоуправления следует принять меры, направленные на привидение правовых актов, регулирующих указанные правоотношения, в соответствие с утвержденными новыми Правилами хранения, комплектования, учета и использования других архивных документов в органах местного самоуправления.
Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему «СоветникПРОФ» или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ).
