Вступившие в силу 30 декабря 2023 года изменения в Федеральный стандарт «Учетная политика» позволяют государственным и муниципальным учреждениям оставить «бумажную» первичку в своем документообороте.
Польза и преимущество
В результате внедрения электронного документооборота (ЭДО) бухгалтер может получить много пользы: экономить время, нервы, сократить сроки подготовки отчетности. Но польза от ЭДО ощутима только при условии стабильного интернета, наличия электричества и работающего оборудования.
«Бумажная» первичка для бухгалтера более привычна, и у нее есть одно неоспоримое преимущество: с таким документом бухгалтер может работать при любых обстоятельствах (отключенном интернете, электричестве, отоплении и т.д.).
Видимо, взвесив пользу и преимущество, Минфин решил не рисковать и оставил учреждениям возможность использовать «бумажную» первичку при ведении бухучета. Свое решение Минфин закрепил приказом от 13.09.2023 № 144н (зарегистрирован в Минюсте 18.12.2023 № 76440), которым внес изменения в Федеральный стандарт «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 г. № 274н).
Отметим, что при ведении бухучета применять электронные формы документов все равно необходимо, их никто не отменяет. Учреждения могут использовать документы на бумажных носителях, но только при определенных условиях. И эти условия нужно отразить в графике и правилах документооборота.
Требования к документообороту
Теперь все требования Минфина к документообороту и первичным документам изложены в Приложении № 2 к Стандарту «Учетная политика».
Обратите внимание! Дополнение (изменение) графика документооборота, правил документооборота новыми документами и (или) порядком их составления, передачи (представления) в том числе в целях перехода на электронный документооборот не считается изменением учетной политики (пп. «в» п. 14 Стандарта № 274н). То есть корректировку графика документооборота, уточнение правил документооборота учреждению уже не нужно согласовывать с учредителем и финансовым органом.
Для использования «бумажной» первички в графике документооборота нужно по каждому документу указать, в частности:
- вид представляемого документа «на бумажном носителе» (другие варианты вида документа - электронный, скан-копия) (пп. «б» п. 5 Приложения № 2 к Стандарту «Учетная политика»);
- информацию о составлении документа, например «путем направления документа на бумажном носителе ответственному лицу» (пп «в» п. 5 Приложения № 2 к Стандарту «Учетная политика»);
- порядок представления документа «на бумажном носителе» (другой вариант - цифровой способ предоставления) (пп «д» п. 5 Приложения № 2 к Стандарту «Учетная политика»).
Другими словами, если графиком документооборота предусмотрено представление документа на бумажном носителе, то в графике надо указать процесс «движения» такого документа с момента его составления до представления в бухгалтерию.
Кроме того, в правилах документооборота нужно предусмотреть собственноручный способ формирования документов на бумажных носителях (п. 10 Приложения № 2 к Стандарту «Учетная политика»). То есть при таком способе документ составляется лицом, ответственным за совершение факта хозяйственной жизни, на бумажном носителе средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение срока хранения документов (в частности, краской, чернилами, шариковой ручкой).
С установленными правилами документооборота должны быть ознакомлены все участвующие в создании и представлении документов сотрудники учреждения. Соблюдение таких правил должно гарантировать однозначное их толкование и избежание создания «бумажного» и электронного документа одновременно для отражения одного и того же факта хозяйственной жизни. Поэтому целесообразно в рамках учетной политики утвердить отдельно документооборот «бумажной» первички и документооборот электронных документов. Так будет удобнее контролировать движение документов.
Рекомендации экспертов службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ»
Согласно п. 2 приказа Минфина от 13.09.2023 № 144н изменения в Стандарт «Учетная политика» применяются при организации учетной политики начиная с 2024 года по мере организационной и технологической готовности, но не позднее 1 июля 2024 года. Поэтому, чтобы обеспечить достоверность бухгалтерского учета и данных отчетности (как это требуют стандарты внутреннего финансового аудита -ВФА) рекомендуем:
- в Учетной политике на 2024 год учесть требования приказа Минфина от 13.09.2023 № 144н, и при необходимости скорректировать соответствующие ее положения;
- донести до сведения сотрудников учреждения (материально ответственных лиц, руководителей подразделений, водителей и т.д.) содержание графика документооборота и требования правил документооборота.
Напомним, что согласно п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ главный бухгалтер имеет право требовать от всех работников учреждения соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета.
Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему «СоветникПРОФ» или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ).
