Списание нефинансовых активов – одна из самых рутинных операций в деятельности учреждения. Внедрение электронного документооборота должно позволить свести такую рутину до минимума.
«Идеал»
Минфин России в Методических рекомендациях, доведенных письмом от 01.04.2024 № 02-06-06/29423, разъяснил порядок применения отдельных первичных электронных документов и предложил описание бизнес-процессов их формирования.
Конечно, предложенные Минфином бизнес-процессы являются идеалом, в реальности все гораздо сложнее. Однако изучение таких бизнес-процессов позволяет лучше понять преимущества ЭДО и – самое главное! – правильно сформировать график документооборота в условиях внедрения электронных документов.
В Методических рекомендациях Минфин указал, что в случае применения ЭДО реквизиты Акта ф. 0510454 заполняются автоматически на основании соответствующих показателей Инвентаризационной описи (ф. 0510466) или Решения комиссии (ф. 0510440). Следовательно, электронные формы 0510466 0510440 являются начальными звеньями в «цепочке» ЭДО для Акта ф. 0510454. В отсутствие этих звеньев бухгалтер не сможет ощутить преимущества ЭДО.
Согласно Методическим рекомендациям Минфина создание формуляра Акта о списании (ф. 0510454) осуществляет ответственный исполнитель комиссии ПВА. Далее происходит процедура принятия комиссией ПВА решения о списании имущества. Как правило, решение о списании требует согласования с собственником имущества и учредителем. Данная процедура согласования происходит в соответствии с Порядком управления и распоряжения имуществом, утвержденным собственником государственного (муниципального) имущества. В бухгалтерию поступает уже утвержденный Акт ф. 0510454 с ЭЦП собственника и руководителя учреждения. Затем на основании утвержденного Акта ф. 0510454 информация о списании объектов отражается в:
- Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071),
- Карточке капитальных вложений (ф. 0509211) (в случае списания в следствие недостачи объектов незавершенного строительства в результате стихийного бедствия),
- Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213),
- Инвентарной карточке (ф. 0509215) или Инвентарной карточке (ф. 0509216).
Как правило, в рамках ЭДО перенос информации из Акта ф. 0510454 в регистры учета бухгалтерские программы производят автоматически.
Обратите внимание! В отличие от «бумаги» электронные документы не нужно формировать «с нуля»: для заполнения электронных документов используется информация из других, ранее созданных электронных документов. Поэтому в рамках ЭДО бухгалтеру остается только контролировать «цепочку» электронных документов и правильность применения электронных подписей. К сожалению, для достижения такого «идеального» документооборота надо приложить немало усилий.
Требования
Согласно п. 5 Общих требования (Приложение № 2 к Стандарту «Учетная политика», утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н) по каждому документу, представляемому для целей бухучета, в графике документооборота должны быть указаны определенные сведения. При этом Общие требования позволяют бухгалтерам самостоятельно определять информацию, которая будет раскрывать данные требования. То есть, Общие требования устанавливают минимальный перечень граф (сведений) графика документооборота, а то, как заполнить эти графы по каждому документу (строке), а также нужны ли дополнительные сведения (графы), решает главный бухгалтер самостоятельно.
Для отражения в графике документооборота для Акта ф. 0510454 рекомендуем указать всю «цепочку» документов, которые служат основанием для создания этой формы.
Такой график дает наглядную «картинку» оборота документа: от его «зарождения» до поступления бухгалтерию для отражения в регистрах учета.
Напомним, что согласно п. 4 Общих требований график документооборота может отражать особенности ведения бухучета в конкретном учреждении, то есть: порядок, технологию, сроки составления, передачи первичных (сводных) учетных документов в бухгалтерию и т.п. Поэтому правильное формирование графика документооборота позволяет установить «границы» ответственности должностных лиц при формировании документов, сроки создания документов и т.п. А несоблюдение установленного графика документооборота сотрудниками может быть основанием для привлечения их к дисциплинарной ответственности.
Рекомендации экспертов службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ»
В процессе внедрения ЭДО руководитель и главный бухгалтер вынуждены будут найти решение проблем, которые возникнут на разных этапах внедрения ЭДО. Однако в процессе внедрения электронных документов важно понимать, ради чего потрачены силы, нервы и время. А если есть понимание «идеального» документооборота, то обязательно найдутся и способы разрешения проблем.
Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему «СоветникПРОФ» или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ).
