Учреждения бюджетной сферы по-прежнему могут применять привычный Авансовый отчет ф. 0504505. Но использование данной формы возможно только в определенных случаях, предусмотренных в правилах и графике документооборота.
Забыть!
Если учреждение перешло на применение электронного документооборота, то применение электронных форм первичных учетных документов, утвержденных приказами Минфина №№ 52н и 61н, неизбежно. Утвержденные формы нужно использовать и на «бумажных» носителях, если применение ЭДО по каким-то причинам невозможно.
Поэтому, если выдача денежных средств подотчетному лицу (аванса) оформляется электронным Решением о командировании (ф. 0504512, 0504515), Изменением Решения о командировании (ф. 0504513, 0504516), Решением о компенсации (ф. 0504517), Заявкой-обоснованием закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518), Заявкой-обоснованием закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521), то для отчета о фактических расходах подотчетного лица необходимо оформлять электронный Отчет о расходах (ф. 0504520).
Применение вышеуказанных электронных форм нужно указать в графике ЭДО в составе учетной политики.
Оставить!
Однако применение электронного Отчета о расходах ф. 0504520 ограничено. Данную форму используют при условии, если:
● все другие документы в «цепочке» также были электронными;
● произведенные расходы были запланированы заранее.
Поэтому, если расходы не были запланированы, то в таких «чрезвычайных» ситуациях может быть использован Авансовый отчет ф. 0504505. Отметим, что Приказом № 61н не предусмотрен документ аналогичный «бумажному» Авансовому отчету ф. 0504505. А раз нет электронного аналога, то учреждение вправе применять «бумажные» формы.
Такое мнение Минфин России изложил в письме от 13.05.2022 N 02-06-09/44419. В этом письме Минфин предлагает применять Авансовый отчет ф. 0504505, в частности, для компенсации работнику расходов в соответствии со ст. 188 ТК РФ за использование его личного имущества в интересах работодателя.
Кроме того, по нашему мнению, применение Авансового отчета ф. 0504505, может быть оправдано в чрезвычайных ситуациях, например, при длительном отключении электроэнергии, связи, а также в отсутствие необходимого программного обеспечения на рабочем месте сотрудника. Исчерпывающий перечень таких случаев и ситуаций рекомендуем закрепить в учетной политике учреждения.
Правила и график
Общие требования к документообороту и первичными документам изложены в Приложении № 2 к Стандарту «Учетная политика» (утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 г. № 274н).
Особенности применения электронной и «бумажной» первички в конкретном учреждении в Правилах документооборота могут быть сформулированы, например, таким образом:
Учетная политика учреждения (выдержка)
1. Первичные документы подписываются ответственными лицами:
- на бумажных носителях собственноручно шариковой ручкой синего или черного цвета;
- электронные документы электронной подписью.
1.2. Применение Порядка ЭДО обеспечивается при одновременном соблюдении следующих условий:
- установка бухгалтерской программы, поддерживающей использование электронных первичных документов и их электронных образов;
- наличие устойчивого канала интернет-связи на рабочем месте сотрудников со скоростью не менее 100 Мб/сек;
- бесперебойное поступление электричества на рабочие места сотрудников;
- выделение отдельного рабочего места с доступом к ЭДО всем сотрудникам.
2.2. Отсутствие хотя бы одного из указанных условий может стать достаточным основанием о применении документооборота первичных учетных документов на бумажных носителях согласно Приложению № 3/УП.
Напомним, что несоблюдение установленного графика документооборота сотрудниками может стать основанием для привлечения их к дисциплинарной ответственности.
Рекомендации экспертов службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ»
Переход на ЭДО не означает отказа от «бумажных» документов и применение только электронных форм первички. Минфин допускает использование отдельных форм документов на бумажных носителях в некоторых случаях.
Поэтому при создании правил и графика документооборота нужно проанализировать обстоятельства применения как электронных, так и бумажных форм первички, а затем закрепить порядок применения первичных документов в учетной политике учреждения.
Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему «СоветникПРОФ» или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ).
