Составление и представление бухгалтерской отчетности – основная задача главного бухгалтера. Однако показатели такой отчетности есть результат хозяйственной деятельности всего учреждения в целом, а не отдельно взятой бухгалтерии.
Бухгалтерия – это сердце
Деятельность любого учреждения сравнима с организмом человека. Руководитель – это, конечно, мозг и душа учреждения, транспортный отдел (водители) – ноги, различные службы – это руки, уши, глаза и т.п. учреждения. А вот бухгалтерия в таком «организме» – сердце, через которое проходят все финансовые потоки учреждения. Организм может существовать без руки или ноги, но сразу умрет, как только остановится его сердце.
Для ритмичной работы «сердца» нужно, чтобы руководители подразделений и сотрудники своевременно представляли в бухгалтерию различные финансовые сведения и показатели. Поэтому соблюдение графика документооборота, выполнение требований главбуха в части документального оформления фактов хозяйственной жизни учреждения – это важная обязанность каждого сотрудника.
Учредитель для оценки работы учреждения регулярно «снимает кардиограмму», то есть собирает бухгалтерскую отчетность. Бухгалтерская отчетность состоит из различных форм, сведения из которых позволяют учредителю своевременно выявить «болевые точки» учреждения и принять необходимые меры для оздоровления.
Отчет об обязательствах
Так, например, в состав квартальной и годовой отчетности казенных учреждений входит Отчет о бюджетных обязательствах ф. 0503128 (Отчет об обязательствах учреждения ф. 0503738 – для бюджетных и автономных учреждений). Особенность этой формы в том, что она характеризует деятельность учреждения о ходе выполнения сметы или задания. Другими словами, такой Отчет содержит показатели «об освоении бюджета», в том числе при проведении конкурентных процедур. Причем показатели Отчета формируются на основе данных 500-х счетов, которые не входят в структуру баланса.
«Освоением бюджета» занимаются руководители подразделений и сотрудники, инициируя закупку товаров (работ, услуг). Сведения о реализуемых инициативах закупщики (работники контрактной службы) заносят в Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС). В свою очередь, бухгалтерия на 500-х счетах отражает ход «освоения бюджета». Таким образом, данные, занесенные в ЕИС закупщиками, и данные на бухгалтерских счетах в части конкурсных процедур должны совпадать на отчетную дату.
Нюанс состоит только в том, что в случае несовпадения данных бухгалтерского учета на 500-х счетах и сведений в ЕИС главного бухгалтера могут наказать. Такое несовпадение является нарушением требований формирования отчетности, за которое ст. 15.15.6 КоАП РФ предусмотрено административное наказание в виде штрафа от 10 000 руб. до 30 000 руб.
Поэтому перед составлением Отчета ф. 0503128 или ф. 0503738 главбуху обязательно надо сверить данные об «освоении бюджета» на 500-х счетах с показателями в ЕИС.
Лекарство «от сердца»
К сожалению, многие сотрудники учреждения, в том числе и закупщики, до сих пор считают, что составление бухгалтерской отчетности их не касается, что это проблемы главбуха. Такая позиция нередко приводит к конфликтным ситуациям. Пример тому - решение Владимирского областного суда № 11-277/2020 11-3/2012 11-3/2021 от 14 января 2021 г. по делу № 11-277/2020.
Согласно материалам этого дела главный бухгалтер учреждения была оштрафована на 15 000 руб. за правонарушения, предусмотренные ст. 15.15.6 КоАП РФ, а точнее за неверное отражение обязательств в Отчете ф. 0503128. Допущенное правонарушение главбух пояснила тем, что сотрудники контрактной службы подготовили извещения о проведении закупок, но не разместили их в ЕИС. Если бы извещения были размещены в установленном порядке, то нарушения не было бы.
По нашему мнению, такой ситуации можно было избежать, если бы в должностные обязанности закупщиков входило своевременное представление главному бухгалтеру информации о размещении сведений в ЕИС, а представление такой информации было бы указано документообороте.
Отсутствие в должностных инструкциях работников учреждения обязанности по представлению в бухгалтерию финансовой информации формирует у них ошибочное представление о том, что бухгалтерская отчетность – головная боль только бухгалтеров.
Рекомендации экспертов службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ»
Нарушения в формировании отчетности могут стать основанием для наказания не только главного бухгалтера, но и руководителя, а также всего учреждения. Так, например, в результате недостоверных данных об «освоении бюджета» учредитель может принять решение об уменьшении лимитов бюджетных обязательств или риске невыполнения государственного (муниципального) задания. В некоторых случаях ошибки в отчетности могут стать причиной для наложения ревизорами штрафных санкций для всего учреждения.
Поэтому рекомендуем внести в должностные инструкции руководителей подразделений, принимающих участие в «освоении бюджета», а также работников контрактных служб и других сотрудников, обязанность по предоставлению в бухгалтерию сведений, необходимых для формирования бухгалтерской отчетности. Наличие такой обязанности в должностной инструкции не позволит работникам занять позицию «моя хата с краю». Ведь бухгалтерская отчетность – это отчет о деятельности всего учреждения!
Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему «СоветникПРОФ» или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ).
