В силу разных обстоятельств глава поселения или иного органа местного самоуправления может досрочно сложить свои полномочия. В этом случае бухгалтеру нужно принять меры, обеспечивающие ведение учета и своевременную сдачу отчетности.
Отставка и отрешение
Случаи, когда глава муниципального образования может быть отправлен в отставку, указаны в п. 2 ст. 74.1 Федерального закона от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ. Основанием для отставки может стать совершение главой различных противоправных действий и неудовлетворительная оценка его деятельности представительным органом муниципального образования по результатам ежегодного отчета.
Кроме того, глава муниципального образования может быть отрешен от должности на основании правового акта высшего должностного лица субъекта Российской Федерации (ст. 74 Закона № 131-ФЗ).
Отставка и отрешение главы может произойти в самый неподходящий для бухгалтера момент, например в период подготовки и сдачи бухгалтерской отчетности. Ведь согласно п. 6 Инструкции № 191н бюджетная отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером субъекта бюджетной отчетности. А согласно п. 4 Инструкции № 191н бюджетная отчетность формируется в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, которая должна быть как у руководителя, так и главного бухгалтера. Отчетность может подписать только действующий глава или лицо, исполняющее его обязанности. Поэтому главному бухгалтеру надо принять меры к оформлению ЭЦП для лица, исполняющего обязанности руководителя муниципального образования.
Обязательная передача
Согласно п. 14 Инструкции № 157н при смене руководителя и (или) главного бухгалтера должна быть произведена передача документов бухгалтерского учета субъекта учета (централизованной бухгалтерии). Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется в рамках формирования учетной политики.
Процедура сдачи и приема дел главой поселения нормативно не урегулирована. В учетной политике, как правило, предусматривается, что такая процедура оформляется Актом приема и передачи.
Именно в таком Акте указывают:
- опись переданных документов, их количество и места хранения;
- выявленные в ходе передачи дел основные нарушения и неточности в оформлении первичных учетных документов и регистров учета;
- соответствие документов данным бухгалтерской и налоговой отчетности;
- список отсутствующих документов;
- общая характеристика бухгалтерского учета и организации внутреннего контроля;
- факт передачи печати, штампов, ключей от сейфа и бухгалтерии, ключей от системы "Клиент-Банк", сертификатов и т.п.;
- дата, на которую составлен Акт приема-передачи дел.
При этом отсутствие (пропажи или гибели) каких-либо из названных документом может стать основанием для назначения комиссия по расследованию причин пропажи, гибели, отсутствия документов.
Прием дел и оформление соответствующего Акта не должно проходить формально. Ведь в случае отказа от передачи дел «уходящим» главой, а затем выявления правонарушений в период работы «старого» главы «новый» глава и главный бухгалтер могут понести дисциплинарную, административную, уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Что еще?
Нередко в муниципальных образованиях руководители (например, главы поселений) являются материально-ответственными лицами. Поэтому согласно п. 81 Стандарта «Концептуальные основы» (утв. приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н) проведение инвентаризации при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел) является обязательной.
Глава поселения может быть председателем некоторых комиссий, например, комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Состав такой комиссии, как правило, утвержден Учетной политикой учреждения. Следовательно, при прекращении главой своих полномочий главному бухгалтеру нужно внести коррективы в учетную политику.
На момент отставки или отрешения главы муниципального образования от должности, у него «на руках» могут быть подотчетные суммы и муниципальное имущество, переданное ему в личное пользование (телефон, ноутбук и т.п.). Хорошо, если «уходящий» глава представит отчет о расходовании подотчетных сумм и/или вернет неизрасходованные средства в кассу. В случае, если «уходящий» глава это не сделал сам, то бухгалтеру важно не забыть «новому» главе напомнить о необходимости возврата таких подотчетных сумм. Кроме того, бухгалтеру нужно принять меры по возврату имущества, переданного «уходящему» главе в личное пользование.
Для напоминания «уходящему» главе о его «долгах» главный бухгалтер может направить ему письменное требование в соответствии с ч. 3 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Отметим, что форма такого требования нормативно не установлена, поэтому ее можно разработать и утвердить в составе учетной политики учреждения. В этом требовании нужно указать сумму задолженности, перечень имущества, подлежащего возврату, а также дату, возвращения денежных средств и имущества.
Если такие меры не принять своевременно, то возвращать денежные средства и муниципальное имущество придется уже в судебном порядке.
Рекомендации экспертов службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ»
Рекомендуем тщательно описать процедуру передачи дел в Учетной политике.
Утвержденная в Учетной политике процедура приема и передачи дел в случае смены руководителя учреждения и ее аккуратное соблюдение избавит от «головной боли» не только принимающую сторону, но и «уходящего» главу от необоснованных подозрений, обвинений и других неприятностей.
Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему «СоветникПРОФ» или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ).
