При проведении инвентаризации перед составлением годовой отчетности обратите внимание на организацию работы инвентаризационной комиссии. Результаты инвентаризации и достоверность бухгалтерской отчетности могут зависеть от «мелочей» в работе таких комиссий.
Было скучно
Напомним, что до 1 января 2025 года учреждения бюджетной сферы еще могут руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. После указанной даты документ утрачивает силу.
Методическими указаниями № 49 было предусмотрено создание инвентаризационных комиссий во главе с председателем. В отношении членов комиссии Минфин дал разъяснения в части их действий на некоторых этапах проведения инвентаризации и при оформлении первичных документов о ее результатах. В целом, Методические указания № 49 отводили членам инвентаризационных комиссий скучную роль «понятых», которые своим присутствием и подписями должны подтверждать факт проведения инвентаризации.
Станет веселей
Заметим, что положения принятых нормативных документов принципиально ничего не изменили в порядке проведения инвентаризации. Существенные – на наш взгляд – изменения, которые не сразу бросаются в глаза, коснулись требований по организации инвентаризации и условий работы инвентаризационных комиссий.
Так, согласно п. 21 Общих требований к инвентаризации (Приложение № 1 к Стандарту «Учетная политика», утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н) в учреждении для проведения инвентаризации должны быть созданы условия, обеспечивающие полное и точное выявление фактического наличия объектов инвентаризации, в том числе обеспечение членов инвентаризационной комиссии профессиональными, техническими и технологическими ресурсами (например, компьютерами, видеокамерами, измерительными приборами, инвентарем и т.п.). Полагаем, что выделение таких ресурсов в распоряжение инвентаризационной комиссии должно быть закреплено в соответствующем приказе. При этом отсутствие в приказе указаний о выделении комиссии необходимого оборудования и инвентаря может привлечь внимание контролирующих органов. В некоторых случаях невыделение комиссии технических средств может быть расценено как создание условий для формального проведения инвентаризации.
В соответствии с п. 4 Общих требований к инвентаризации в состав инвентаризационной комиссии должны входить:
- председатель комиссии;
- заместитель председателя комиссии;
- секретарь комиссии;
- другие члены комиссии.
В приказе о создании такой комиссии должны быть указаны «роли» всех членов комиссии. Заметим, что в «роль» секретаря такой комиссии входит оформление подлежащих подписанию членами комиссии документов.
Заметим, что Методическими рекомендациями по оформлению первичных документов, утвержденных приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н, предусмотрено оформление документов по инвентаризации ответственным исполнителем. Следовательно, работник бухгалтерии, не назначенный секретарем инвентаризационной комиссии, даже если он входит в состав такой комиссии, не уполномочен оформлять такие документы.
Проверить полномочия ответственного исполнителя будет довольно просто – в соответствующих электронных формах предусмотрена поле, в котором кроме электронной подписи может быть указана электронная почта и номер контактного телефона такого члена инвентаризационной комиссии.
Очевидно, что секретарь (ответственный исполнитель) комиссии должен «дружить» с компьютером или иным «дивайсом», иметь навыки работы со специальной программой, с помощью которой будут оформляться электронные документы по инвентаризации. Найти среди работников учреждения таких «знатоков» лучше заранее.
Обратите внимание! В п. 6 Общих требований к инвентаризации указаны только два случая, при которых в состав инвентаризационной комиссии обязательно включают бухгалтеров, это:
- инвентаризация денежных средств, иных ценностей на счетах и во вкладах или на хранении в кредитной организации, а также электронных денежных средств;
- инвентаризация иных финансовых активов и (или) обязательств по оплате труда, иных выплат, а также по обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации.
О том, что в состав инвентаризационной комиссии включать бухгалтеров необязательно, Минфин указывал в письме от 14.04.2023 № 02-06-05/33795.
В соответствии с п. 4 Общих требований к инвентаризации состав инвентаризационной комиссии не может быть менее трех человек. При необходимости по согласованию с главным распорядителем бюджетных средств (учредителем) в состав комиссии с правом голоса могут быть включены представители учредителя (п. 7 Общих требований к инвентаризации). В случае равенства голосов при голосовании по результатам инвентаризации, определяющим голосом является голос председателя комиссии, а при его отсутствии – заместителя председателя. То есть, если комиссия состоит из трех человек, а один из членов отсутствует, то при принятии решения голос председателя или его заместителя будет определяющим.
Обратите внимание! Члены инвентаризационных комиссий подписывают электронные формы инвентаризационных описей простой электронной подписью (ЭП), а председатель - электронной цифровой подписью (ЭЦП). При этом, если член комиссии вместо ЭП поставит в описи ЭЦП, то это не будет нарушением. Такое разъяснение Минфин России дал в письме от 30.07.2024 г. N 02-06-06/70843.
Рекомендации экспертов службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ»
Теперь участие в работе инвентаризационной комиссии может стать ярким и запоминающимся событием для ее членов. Помимо рутинной проверки фактического наличия объектов, членам комиссии потребуются навыки владения различными техническими средствами, применения электронной подписи и способностью договариваться. В свою очередь, нежелание руководителя обеспечить комиссии компьютерами, видеокамерами и т.п. могут поставить под сомнение не только достоверность ее результатов, но и сам факт ее проведения.
Поэтому рекомендуем всем участвовать в проведении инвентаризации! Вы получите, не только «букет» эмоций и навыки работы на различных «дивайсах», но и приобретете необходимый профессиональный опыт.
Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему «СоветникПРОФ» или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ).
