С 1 января 2022 года вносится ряд изменений в порядок осуществления электронного документооборота. Поправки касаются применения электронной подписи.
На сегодняшний день электронная подпись сотрудника, равно как и руководителя компании имеет привязку к организации и выдается на соответствующее юридическое лицо, индивидуального предпринимателя. Используя такую подпись, сотрудник выступает от имени представителя бизнеса.
С нового года, с вступлением в силу изменений в части положений об электронной подписи, предусмотренных Федеральным законом от 27 декабря 2019 года № 476-ФЗ, электронная подпись юридического лица будет выдаваться только руководителю. Сотрудники же для совершения действий от имени компании, таких как подписание документов, отправка отчетности в пенсионный фонд, налоговую и другие ведомства, должны будут использовать подпись физлица. Однако, для того, чтобы сотрудник мог воспользоваться своей электронной подписью от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя, он должен подтвердить правомочность таких действий машиночитаемой доверенностью.
Что же такое машиночитаемая доверенность?
Определение такой доверенности дано на сайте налоговой службы:
«Машиночитаемая доверенность (МЧД) – доверенность, созданная в электронной форме и подписанная электронной подписью представителя ЮЛ/ИП, имеющего право на выполнение действий от такого ЮЛ/ИП без доверенности (уполномоченный представитель ЮЛ/ИП)».
Требования к машиночитаемой доверенности установлены Приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 18 августа 2021 г. N 857 "Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи". Такими требованиями являются: формат, содержание, правила подписания.
В настоящее время в разработке уполномоченных ведомств находятся акты, устанавливающие требования по работе с машиночитаемыми доверенностями, порядок применения электронной доверенности в работе между организациями и ИП, правила формирования и использования классификатора полномочий.
Таким образом, для работы в новых условиях применения электронной подписи необходимо принятие ряда важных законодательных актов и пока они не приняты работа в условиях обновленных правил электронного документооборота может вызвать затруднения. Относительным успокоением служит тот факт, что электронные подписи, выданные в 2021 году, будут действовать до момента окончания срока их действия.
Условия действия электронных подписей, выданных в 2021г.
В этой связи Минцифры дали разъяснения об особенностях использования и выдачи электронных подписей (Письмо Минцифры России от 10 августа 2021 г. N ОП-П15-085-3360)
Итак, если электронная подпись выдана до 1 июля 2021г. удостоверяющим центром, который не прошел аккредитацию по новым правилам, её применение после 1 января 2022 года не допустимо.
Однако, если при этом удостоверяющий центр, выдавший вам подпись, все же пройдет аккредитацию до конца года, тогда такой сертификат будет действовать до окончания срока его действия.
Если квалифицированный сертификат получен в удостоверяющем центре, аккредитованном после 1 июля 2020 г., это значит что данная организация прошла аккредитацию с учетом «новых правил» и такой подписью можно пользоваться и после 1 января 2022 года до момента окончания срока ее действия.
Перечень аккредитованных УЦ, а также не получивших аккредитацию и прекративших свою деятельность можно посмотреть на официальном сайте Минцифры.
Таким образом, оформив электронную подпись до 2022 года, руководители и их сотрудники в следующем году смогут использовать электронную подпись в привычном формате и «выиграют» время на подготовку к работе в новых условиях.
