В этой статье — готовая инструкция, как заполнить и сдать 6-НДФЛ за 2021 год.
Отдельное внимание обратите на три особенности.
✔ В отчет в первый раз включите справки о доходах сотрудников — аналоги отмененных 2-
НДФЛ;
✔ В годовую отчетность внесли изменения в основную часть отчета;
✔ В отчете нужно корректно показать декабрьскую зарплату.
Основное отличие годового отчета — в него входят справки о доходах, которые надо заполнить на каждого получателя доходов от компании. Причем в конце прошлого года бланк обновили. Формально документ называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица» и заменяет собой прежние 2-НДФЛ. То есть теперь отчетность по НДФЛ стала единой. Когда будете заполнять справки, учтите пять правил.
Правило 1. Информацию о неудержанном налоге включите в справку
В справке о доходах укажите два вида сведений.
☑ о доходах физлиц за прошлый год, о суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет;
☑ о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога. Как правило, это доходы бывших сотрудников либо посторонних людей, которые получили от компании ценные подарки не в денежной форме.
И сведения об удержанном налоге, и о невозможности удержания показывайте в одной справке. Делить их и сдавать в разных справках и в разный срок, как это делали ранее с 2-НДФЛ, не нужно. Соответственно, если есть доход, с которого не удержали налог, заполните раздел 4 справки. Укажите сумму дохода и налог с него.
Правило 2. Раздел 2 справки заполняйте по каждой ставке НДФЛ
В разделе 2 справки показывают общую сумму дохода и налога по итогам года. Этот раздел заполняйте отдельно по каждой ставке налога в следующем порядке:
Наименование поля/Что указывать
«Общая сумма дохода» / Сумму облагаемых доходов с начала налогового периода без уменьшения на налоговые вычеты
«Налоговая база»/ Разницу между «Общей суммой дохода» и суммой налоговых вычетов из раздела 3 и приложений к справке
«Сумма налога исчисленная»/ Результат умножения «Налоговой базы» на ставку НДФЛ без копеек
«Сумма фиксированных авансовых платежей» / Величину фиксированных авансовых платежей, уплаченных сотрудником-иностранцем на патенте, на которую следует уменьшить налог по уведомлению из налоговой инспекции
«Сумма налога удержанная»/ Сумму налога, которую удержали при выплате доходов, в том числе в 2022 году, но по доходам прошлого года, например, НДФЛ с декабрьской зарплаты, удержанный в январе 2022 года
«Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету» / Сумму налога на прибыль, который приняли к зачету при расчете НДФЛ с дивидендов
«Сумма налога перечисленная» / Сумму налога, которую вы перечислили за год, в том числе уплаченную в 2022 году за прошлый год до подачи справок
«Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» / Излишне удержанная сумма налога, а также сумма переплаты по налогу, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса, которые не вернули работникам до подачи справок
Правило 3. Показывайте в справках только облагаемые доходы
В справке отражайте только доходы, которые облагаются НДФЛ. Есть выплаты, которые облагаются НДФЛ в сумме, превышающей определенный лимит. Например, подарки и материальная помощь освобождены от налога в пределах 4000 руб. в год, а выходные пособия — в пределах трех среднемесячных заработков. Если лимит не превышен, в справку такие доходы не включайте. В отношении необлагаемых сумм компания не признается налоговым агентом (письмо Минфина от 05.09.2011 № 03-04-06/1-202).
Например, стоимость подарка или нескольких подарков, выданных работнику в течение календарного года, превысила 4 тыс. руб. В этом случае в справке о доходах отразите их полную стоимость, причем полную по коду 2720 и необлагаемую сумму (4000 руб.) — по коду 501. Такой же порядок действует и в отношении материальной помощи. Другими будут только коды — 2760 и 503 соответственно.
Правило 4. Учтите новые коды доходов и вычетов
Дата фактического получения дохода в виде отпускных — день выплаты (п. 1 ст. 223 НК). Январские отпускные включите в справку за 2021 год в полной сумме (письмо Минфина от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139).
Таблицу с доходами в приложении к справке заполняйте помесячно. Если в течение года один и тот же человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, раздел с доходами заполняйте отдельно для каждой налоговой ставки. При заполнении таблицы используйте приложения 1 «Коды доходов» и 2 «Коды вычетов». Каждому виду доходов и каждому виду налоговых вычетов присвоены коды.
Осенью прошлого года коды обновили (приказ ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/844@). Перед сдачей 6-НДФЛ вам понадобится выделить перекодированные доходы и вычеты.
Правило 5. Вычеты — в разделе 3, необлагаемые суммы — в приложении к справке
В разделе 3 справки покажите отдельными строками стандартные и социальные вычеты, а также имущественные вычеты на приобретение или строительство жилья (ст. 218—220 НК). В приложении к справке эти вычеты не отражайте. В него включите необлагаемые части доходов, например, часть материальной помощи в сумме 4000 руб. по коду 503 или субсидию в сумме 12 792 руб. по коду 620.
Изменения в основной части формы
☑ Новые поля.
В разделе 2 появились новые поля 115, 121, 142 и 155. В первых трех отдельно покажите высококвалифицированных специалистов: их доходы, количество и сумму НДФЛ. При условии, конечно, что они у вас есть.
Поле 155 предназначено для налога на прибыль, который компания приняла в счет уплаты НДФЛ. Дело в том, что налог на прибыль, уплаченный компанией с полученных ею дивидендов, можно зачесть при расчете НДФЛ, который должна удержать сама компания при выплате дивидендов своим учредителям (п. 3.1 ст. 214 НК).
☑Новый подход к включению сумм в отчет.
Налоговики уточнили, что в разделе 2 следует указать не весь начисленный, а начисленный и фактически полученный доход (п. 4.1 Порядка, утв. приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, в новой редакции). Поправка связана с резонансным письмом ФНС от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@. В нем налоговики разъяснили, что не выплаченную на момент подачи отчета зарплату в 6-НДФЛ не включают. И касается это как раздела 2 формы 6-НДФЛ (письмо ФНС от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@), так и бывших справок 2-НДФЛ, а теперь приложений 1 к форме 6-НДФЛ (письмо ФНС от 06.10.2021 № БС-4-11/14126@).
Сотрудникам справки о доходах выдавайте по новой форме
Работнику вы выдаете справку о доходах по особой форме. Бланк поменялся, возьмите его из приложения 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753 с изменениями, внесенными приказом от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845. В справке появился раздел 6 с двумя строками: сумма дохода, с которого не удержан НДФЛ, и размер налога с этого дохода.
Корректно отразите в отчете декабрьскую зарплату
Новогодние каникулы длились с 31 декабря по 9 января включительно. Компания, у которой день выдачи зарплаты выпал на этот период, выдала своим сотрудникам декабрьскую зарплату в последний рабочий день перед праздниками, 30 декабря (ст. 136 ТК).
В разделе 2 формы 6-НДФЛ
Как отразить декабрьскую зарплату в разделе 2 формы 6-НДФЛ за 2021 год, зависит от того, когда ее выплатили. Разберем каждый вариант.
Зарплату за декабрь выдали 30 декабря или раньше. В разделе 2 покажите эту выплату в обычном порядке (табл. 3 ниже).
Зарплату за декабрь выдали в январе. В таком случае отразите в отчете только зарплату и исчисленный с нее налог. В поле 160 НДФЛ не включайте, ведь налог в 2021 году вы не удержали.
На момент подачи отчета зарплату за декабрь компания еще не выплатила. В отчет невыплаченную зарплату не включайте совсем (письма ФНС от 06.10.2021 № БС-4-11/14126@ и от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@). И в разделе 2 формы 6-НДФЛ, и в справках о доходах (приложение 1 к 6-НДФЛ) отражайте только фактически выплаченные суммы.
Зарплату только начислили, но не выплатили. Это значит, что налог исчислен, но не удержан и не уплачен. Если ее включить в отчет, инспектор увидит долг по налогу на конец года и автоматом выставит «физику» уведомление о необходимости уплатить налог. Работник фактически не получил денег, но оказался должником по НДФЛ. Согласно пункту 2 статьи 223 НК зарплата считается полученной в последний день месяца. Законодатели планируют исключить этот пункт из кодекса и установить датой получения дохода в виде зарплаты день ее выплаты.
Такой же порядок действует и в случае, если вы сдали отчет, например, 11 января, а зарплату за декабрь выплатили 15 января. Она не попадет в годовой отчет. Тогда после выплаты придется подавать уточненки. ФНС подсказала простой способ избежать уточненок по 6-НДФЛ (письмо от 25.11.2021 № БС-4-11/16428@). Не подавайте отчет до выплаты зарплаты. Конечно, если не нарушаете сроков сдачи. Дождитесь дня выплаты, а потом уже сдавайте отчет. Отчитаться за год можно до 1 марта включительно.
В справке о доходах
Если зарплату за декабрь 2021 года компания выдала в январе 2022 года, отражайте выплату по общим правилам . В справках в месяце, за который начислена зарплата, покажите код и сумму такого дохода. То же самое с налогом, удержанным с этой зарплаты. Его надо отразить не только по строке «Сумма налога исчисленная», но и как удержанный и перечисленный налог (письмо ФНС от 12.01.2012 № ЕД-4-3/74).
Для заполнения справки не важно, в каком месяце компания фактически удержала и заплатила этот НДФЛ в бюджет — в декабре, январе или еще позже (письмо ФНС от 06.10.2021 № БС-4-11/14126@). Главное, успеть до подачи справок.
Как показать в 6-НДФЛ субсидированную зарплату
Если в прошлом году вы получили субсидию из бюджета, часть зарплаты в размере 12 792 руб. на одного работника можно было не облагать НДФЛ (п. 89 ст. 217 НК). Если вы воспользовались льготой, зарплату в 6-НДФЛ покажите в обычном порядке. Не уменьшайте ее на сумму, которую освободили от НДФЛ. Льготу рассматривайте как вычет в сумме 12 792 руб. Покажите ее в поле 130 формы 6-НДФЛ по коду 620 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу...».
