Из-за масштабных изменений в уплате НДФЛ вам придется изменить расчет аванса, ведь с него вы будете удерживать налог. А кроме того, возможно, вашей компании есть смысл подвинуть и сроки выдачи зарплаты. И если вы хотите успеть к новому году, займитесь этим уже сейчас.
Каким компаниям есть смысл подвинуть сроки и почему
С 2023 года налоговые агенты будут платить НДФЛ по новым правилам — один раз в месяц со всех выплаченных доходов. Но этот расчетный месяц не равен календарному. Он длится с 23-го числа одного месяца по 22-е число другого. А с 23 по 31 декабря установят особый новогодний период.
Компания будет подавать налоговикам уведомление об исчисленных суммах налога. Срок — не позднее 25-го числа текущего месяца и не позднее последнего рабочего дня года в декабре.
Удерживать налог нужно будет с каждой выплаты, в том числе с аванса по зарплате. Получается, что, если компания платит аванс до 22-го числа включительно, ей нужно посчитать сумму удержанного налога, составить и подать уведомление за три календарных дня — до 25-го включительно. Это может вызвать некоторые затруднения. Например, 22 сентября 2023 года — пятница. Значит, на все про все у вас два рабочих дня: 22 сентября — посчитать, 25 сентября — уведомить. Такая же ситуация будет и в феврале — из-за длинных выходных.
Если у вас дата выплаты аванса тоже выпадает на конец расчетного месяца, например с 16-го по 22-е число, возможно, есть смысл сместить ее на день позже — на первый день следующего расчетного месяца.
Проблема в том, что двигать надо вперед, значит, на лояльность работников рассчитывать не приходится. Прежде чем менять сроки, оцените возможные риски и расскажите о них своему руководителю.
Как изменить сроки выплаты
Если решите менять сроки, придется сдвинуть обе даты, чтобы сохранить между ними промежуток в полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Как именно менять сроки, зависит от того, где они у вас прописаны — в трудовых договорах или в правилах внутреннего трудового распорядка. Для работодателя удобнее, если сроки установлены в ПВТР. Этот документ можно изменить в одностороннем порядке.
Сроки прописаны в трудовом договоре
В Роструде полагают, что даты выплаты зарплаты в трудовом договоре работодатель может изменить в одностороннем порядке по статье 74 ТК (онлайнинспекция.рф, ответы на вопросы № 168498 от 23.08.2022 и № 168361 от 19.08.2022). Наш совет: уведомите всех работников о новых сроках как минимум за два месяца. В текущей ситуации крайний срок уведомления — 31 октября 2022 года. Тогда январский аванс вы сможете выплатить в новые сроки, даже если работники будут против.
В уведомлении вы вправе одновременно предложить внести изменения в трудовой договор, например исключить из него пункт о сроках выплаты зарплаты, но оставить отсылку на локальный нормативный акт, которым эти сроки установлены.
Новые сроки можно прописать и непосредственно в трудовом договоре. Для этого оформите дополнительное соглашение к нему.
На момент перехода на новые сроки предусмотрите промежуточную выплату
Платить зарплату нужно не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Если отодвинуть дату, разрыв неизбежно станет больше, тем более если речь идет о январском авансе. Например, зарплату за декабрь компания выдаст 30 декабря, а январский аванс — 23 января. Разрыв — 25 дней. Поэтому в данном случае не обойтись без дополнительной промежуточной выплаты. Например, часть аванса можно выплатить 13-го числа. Тогда у трудинспекторов не будет претензий к компании.
Сроки изначально прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка
Если сроки выплаты зарплаты предусмотрены правилами внутреннего трудового распорядка, чтобы их сдвинуть, достаточно издать приказ об изменении ПВТР. С приказом ознакомьте всех работников под подпись. И в этом случае советуем подготовить приказ заранее, к 1 ноября. Это позволит работникам подготовиться к переменам и перестроить свой семейный бюджет под новые сроки. Тогда и претензий с их стороны будет меньше.
Если у работника индивидуальные сроки выплаты зарплаты
Если ранее по просьбе работника вы установили ему персональные сроки выплаты зарплаты с учетом даты погашения его кредита, этот порядок можно сохранить. Если сроки были определены в трудовом договоре, оставьте его в прежней редакции. Если меняете ПВТР, оптимальный вариант — оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и установить в нем индивидуальные сроки. Включать в ПВТР сроки для конкретного работника не стоит.
