Какая хронология документов должна быть в личном деле? Какие документы в нем хранятся? Нужно ли указывать срок хранения на обложке? Можно ли выдать личное дело сотруднику на руки для предоставления в госорганы?

Трудовое законодательство не устанавливает обязательного порядка ведения личных дел работников, за исключением отдельных категорий, например, государственных и муниципальных служащих. Работодатель сам решает, вести ли личные дела и какие документы включать.

Выдача личного дела на руки сотруднику не рекомендуется. В случае необходимости лучше предоставить заверенные копии документов.

ОБОСНОВАНИЕ
Трудовое законодательство не содержит требований к обязательному ведению личных дел, за исключением отдельных категорий работников, например:
• Муниципальные служащие – ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ.
• Государственные гражданские служащие – ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ.

Если работодатель принимает решение о ведении личных дел, он самостоятельно определяет их содержание. Обычно в личное дело включаются:
• трудовой договор,
• приказы о приеме, переводах, отпусках, дисциплинарных взысканиях,
• характеристики, аттестационные листы,
• другие документы, связанные с трудовой деятельностью.

Срок хранения личных дел зависит от состава документов. Например, приказы о приеме и увольнении хранятся 75 лет (Перечень типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Информацию о сроке хранения можно указывать на обложке, но это не обязательно.

Выдача личного дела сотруднику на руки может привести к утрате важных документов. В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать заверенные копии документов, связанных с работой (например, приказов, справок о заработной плате, выписок из трудовой книжки).

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ».