Как правильно оформить отпуск по беременности и родам и какие отчеты необходимо сдать?

Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании заявления работницы и листка нетрудоспособности с кодом «05». Работодатель издает приказ, отражает отпуск в учетных документах и обязан представить сведения в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1 в установленные сроки.

ОБОСНОВАНИЕ:

Оформление отпуска
Основание: заявление работницы и больничный лист (ст. 255 ТК РФ). Заявление составляется в произвольной форме. Если дата отпуска совпадает с датой в больничном, указывать ее в заявлении необязательно. Если отпуск планируется начать позже – дата указывается обязательно.
Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска. Можно использовать унифицированную форму № Т-6 (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
В личной карточке работницы делается отметка об отпуске.
В табеле: код «Р» или «14» (форма Т-12, Т-13) либо код «Б» (форма 0504421).

Учёт в отчетности
Сведения об отпуске отражаются в подразделе 1.2 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1.
Работодатель обязан подать сведения в СФР дважды:
• в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления или запроса СФР (тип сведений «Назначение выплат по ОСС»);
• не позднее 25 января следующего года — повторно, по итогам года, в отношении всех работников, на которых в течение года подавались сведения с типом «Назначение выплат по ОСС» (тип сведений «Исходная»).
Порядок заполнения ЕФС-1 (приказ СФР от 22.04.2024 № 643, приказ Минтруда России от 17.10.2022 № 2281):
• в поле «Отчетный период» указывается год, в котором предоставлен отпуск;
• в графах 2 и 3 «Период работы» указываются:
o до начала отпуска — даты фактической работы;
o отдельной строкой — день начала отпуска с кодом «ДЕКРЕТ»;
• по итогам года в подразделе 1.2 указываются полные даты нахождения в отпуске по беременности и родам, а также (при наличии) периода отпуска по уходу за ребенком.

Таким образом, оформление отпуска требует: заявления, больничного, приказа работодателя и корректного отражения данных в табеле и форме ЕФС-1.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ».