Какие документы необходимо утвердить в новом казенном учреждении для организации учета ГСМ?

Для организации учета ГСМ казенному учреждению необходимо утвердить нормы расхода ГСМ и локальные документы, определяющие порядок их выдачи, использования и списания. Формы путевых листов и иных первичных документов учреждение вправе разработать самостоятельно, при этом они должны содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа и соответствовать требованиям законодательства, включая Приказ Минтранса России № 390.

Обоснование:
Перечень документов зависит от того, для каких целей учреждение использует ГСМ:
– эксплуатация служебного автотранспорта;
– работа средств малой механизации (бензокосы, генераторы и др.);
– компенсация ГСМ при использовании личных автомобилей сотрудников в служебных целях.

В любом случае учреждение обязано утвердить нормы расходования ГСМ (бензина, масел и др.) и определить документы, на основании которых производится списание. Как правило, порядок учета, выдачи и списания ГСМ закрепляется отдельным локальным актом (Порядком), а также в учетной политике.

Списание ГСМ может осуществляться на основании:
– путевых листов; – актов на списание;
– иных документов, установленных учётной политикой или локальным актом.

Форму путевого листа учреждение вправе разработать самостоятельно (ч. 1 ст. 2, ч. 4 ст. 9, ст. 32 Федерального закона № 402 ФЗ «О бухгалтерском учёте»). При этом допускается использовать унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, с учетом требований законодательства.

Форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона № 402 ФЗ) и соответствовать требованиям Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390, которым утверждены состав сведений и порядок оформления путевого листа в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона № 259 ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Исключений для бюджетных учреждений Приказ № 390 не предусматривает.

При использовании унифицированных форм необходимо дополнить их сведениями, предусмотренными Приказом № 390, в том числе:
– ОГРН учреждения;
– вид сообщения и вид перевозки;
– тип, модель ТС, инвентарный номер, а при наличии прицепа
— его модель;
– серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, СНИЛС водителя;
– сведения о предрейсовом (предсменном) контроле технического состояния ТС, включая дату, время, результат и данные ответственного лица.

Печать на путевом листе не обязательна.

Принятые формы путевых листов (унифицированные с изменениями или разработанные самостоятельно) должны быть утверждены локальным нормативным актом, например учетной политикой, с приложением образцов форм.

Также следует учитывать, что отдельные вопросы списания ГСМ и оформления путевых листов при транспортном обслуживании органов местного самоуправления могут регулироваться муниципальными правовыми актами.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".