Вопрос от клиента:
Как оформить личное дело ученика после смены фамилии: что указать на титульном листе, нужно ли менять номер дела и вносить изменения в алфавитную книгу, требуется ли приказ, и какими нормативными актами регулируется такой порядок?
Ответ и обоснование:
При смене фамилии учащегося школа вносит изменения в личное дело, алфавитную книгу и иные учётные документы. Номер личного дела, как правило, не меняется, если иное не установлено локальными актами. Приказ о смене фамилии не является обязательным, но может быть оформлен для фиксации изменений.
Обоснование:
Основанием для внесения изменений является документ, подтверждающий смену фамилии (например, свидетельство о браке или свидетельство о перемене имени).
В личном деле на титульном листе прежняя фамилия аккуратно зачеркивается, рядом вносится новая. Рекомендуется указать основание изменения (номер и дата документа). Номер личного дела обычно сохраняется, поскольку он присваивается при поступлении и действует весь период обучения. Если локальными правилами школы предусмотрена смена номера, применяется установленный порядок.
В алфавитной книге также вносятся изменения: прежняя фамилия зачеркивается, новая вписывается рядом, при этом первоначальная запись сохраняется для прослеживаемости.
Издание приказа о смене фамилии учащегося законодательством не требуется, однако школа вправе оформить такой приказ для упорядочения документооборота. В приказе указываются ФИО до и после изменения, основание (документ), дата внесения изменений.
Прямого нормативного акта, регламентирующего порядок внесения изменений в личные дела учащихся, нет. По аналогии применяются общие правила внесения изменений в персональные данные в официальных документах. Например, при изменении фамилии работника в трудовой книжке прежняя фамилия зачеркивается и вписывается новая, а ссылка на подтверждающий документ указывается на внутренней стороне обложки (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".
Остались вопросы? Мы готовы помочь!
Консультация - БЕСПЛАТНО!
