Ответ и обоснование:
Ведение личных дел работников не является обязанностью работодателя и осуществляется по его усмотрению. Перечень документов личного дела работодатель определяет самостоятельно, при этом он обязан соблюдать требования трудового законодательства и законодательства о персональных данных, включая запрет на избыточное хранение персональных данных.
Обоснование:
Трудовое законодательство РФ не предусматривает обязательного ведения личных дел работников, в том числе в учреждениях дополнительного образования, и не устанавливает нормативно закрепленного состава документов личного дела. Соответственно, решение о ведении личных дел и перечне включаемых в них документов принимается работодателем самостоятельно.
При формировании и ведении личных дел должны соблюдаться требования законодательства о защите персональных данных. В частности, в силу ст. 65 ТК РФ не допускается хранение копий документов, предъявляемых при приеме на работу. Работодатель обязан проверить такие документы, внести необходимые сведения в кадровые учетные формы и вернуть оригиналы работнику.
На практике в личное дело работника могут включаться, в частности:
- внутренняя опись документов дела;
- личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
- анкета;
- заявление о приеме на работу;
- согласие на обработку персональных данных;
- должностная инструкция;
- характеристики и рекомендательные письма;
- личные заявления работника;
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- копии приказов по личному составу;
- аттестационные листы и материалы аттестаций;
- результаты предварительных и периодических медицинских осмотров;
- уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
- документы, послужившие основанием для прекращения трудового договора;
- копия приказа об увольнении;
- лист-заверитель дела.
Документы в личном деле размещаются в хронологическом порядке по мере их поступления, все листы подлежат нумерации в установленном архивными правилами порядке (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77).
Согласно частям 2 и 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать целям их обработки и не быть избыточными. Для законного хранения копий документов, содержащих персональные данные, необходимо одновременное соблюдение следующих условий:
- наличие согласия работника, если обработка не основана на прямом указании закона;
- заранее определенные и законные цели хранения;
- соразмерность объема персональных данных заявленным целям;
- ограничение обработки достижением конкретных целей.
На практике контролирующие органы и суды нередко признают незаконным хранение копий паспорта, ИНН, СНИЛС, военного билета и иных документов даже при наличии согласия работника, если цели хранения не обоснованы.
Таким образом, личное дело работника формируется работодателем по своему усмотрению, однако с обязательным соблюдением требований трудового законодательства и законодательства о персональных данных. Перечень документов должен быть функционально обоснован и не содержать избыточных персональных сведений.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".
