Обновленные формы 14 (0503074) и 14МО (0503075) впервые применяются для отчетности за 2025 год, и Минфин выпустил подробную шпаргалку, чтобы помочь органам власти корректно разделять расходы на функциональные и универсальные. Это связано с синхронизацией форм с обновленными Перечнями КБК № 85н.

Логика разделения расходов

• Функциональные расходы (90019) – напрямую связаны с реализацией государственных функций.

• Универсальные расходы (90020) – обеспечивают деятельность органа власти в целом, не привязаны к конкретной функции.

Если расход одновременно служит обеим целям и разделить его невозможно, он относится к функциональным.

Примеры отнесения расходов (по шпаргалке Минфина)

1. Командировки

Функциональные: бронирование билетов, гостиницы, возврат билетов, залы официальных делегаций. Универсальные: связь, интернет, налоги и сборы.

2. Проездные документы

Функциональные: проездные для служебных целей. Универсальные: подписка на периодику.

3. Почтовые услуги

Функциональные: почтовые расходы. Универсальные: лицензии на ПО.

4. Возмещение ущерба

Функциональные: ущерб имуществу должностного лица при исполнении обязанностей. Универсальные: договоры ГПХ с кочегарами и истопниками.

5. Повышение квалификации

Функциональные: обучение, связанное с конкретной госфункцией. Универсальные: обучение общего характера (охрана труда, пожарная безопасность).

6. Поддержка граждан по целевому обучению

Функциональные: меры поддержки по договорам о целевом обучении. Универсальные: диспансеризация служащих.

7. Проведение мероприятий

Функциональные: мероприятия по госфункциям. Универсальные: ОСАГО, страхование опасных объектов.

8. Представительские расходы

Функциональные: подарки, сувениры, прием делегаций. Универсальные: аренда, коммунальные и эксплуатационные расходы.

9. Форменное обмундирование

Функциональные: пошив и закупка формы. Универсальные: содержание имущества, ремонт, техобслуживание.

10. Программное обеспечение

Функциональные: разработка и приобретение ПО. Универсальные: справочно‑информационные базы данных.

11. Бланочная продукция

Функциональные: изготовление бланков, включая БСО. Универсальные: противопожарные мероприятия по содержанию имущества.

12. Канцелярия и материалы

Функциональные: печати, штампы, офисная бумага, СИЗ. Универсальные: канцтовары, хозматериалы, вода, телефоны, мебель, техника, картриджи.

13. НФА

Функциональные: иные нефинансовые активы для реализации госфункций. Универсальные: иные расходы для обеспечения деятельности органа в целом.

Важное правило

Если товар или услуга используется и для функций, и для обеспечения деятельности, и разделить расходы невозможно, – отражать нужно как функциональные.

Дополнительные материалы

Минфин также подготовил:

• Методические рекомендации по составлению форм 14 и 14МО;

• обновленные Справочники разделов, подразделов, целевых статей и видов расходов.

Они размещены на официальном сайте ведомства и применяются при составлении отчетности за 2025 год.

Письмо Минфина России от 13 января 2026 г. № 14-07-05/469.

Материал подготовлен экспертами компании "СоветникПРОФ".