Ответ и обоснование:
Порядок и основания для списания материалов при проведении культурно-массовых мероприятий могут быть закреплены в учетной политике учреждения или в отдельном локальном нормативном акте, утвержденном руководителем. В этих документах можно установить форму первичного документа (например, акт вручения или акт списания), который позволит списывать материалы без ведомости выдачи. Нормативным основанием является ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, позволяющая учреждению самостоятельно разрабатывать формы первичных документов при соблюдении обязательных реквизитов.
Обоснование:
Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом, при этом организация вправе самостоятельно разработать его форму при условии наличия обязательных реквизитов.
Особенности списания материалов (подарков, призов, сувениров), используемых при проведении культурно-массовых мероприятий, могут быть установлены:
-в учетной политике учреждения;
-в отдельном локальном акте (порядке списания материальных ценностей).
В этих документах допускается закрепить:
- перечень подтверждающих документов (приказ о проведении мероприятия, план, протокол с указанием получателей);
- форму первичного документа, подтверждающего использование материалов;
- возможность списания без ведомости выдачи, если факт использования подтверждается иным документом (например, актом вручения).
При отсутствии унифицированного порядка учреждение вправе использовать разработанные самостоятельно формы, ориентируясь на существующие типовые документы:
- акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- ведомость выдачи материальных ценностей (ф. 0504210).
Минфин России в письме от 22.07.2015 N 02-06-10/42173 разъясняет, что при вручении подарков и призов в рамках публичных мероприятий допускается оформление акта вручения, подписанного ответственным лицом, без подписи награждаемых.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".
