Ответ и обоснование:
Необходимость издания приказа руководителя и перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету, определяются учетной политикой или иным локальным актом учреждения. Водителю могут быть компенсированы расходы при условии, что порядок таких выплат установлен локальными документами и подтвержден надлежащими первичными документами.
Обоснование:
Порядок возмещения работнику расходов, понесенных им за свой счет в интересах учреждения, должен быть закреплен в учетной политике или отдельном локальном нормативном акте (например, Положении о расчетах с подотчетными лицами). В таких документах обычно указываются:
- цели, на которые могут выдаваться подотчетные суммы (в том числе приобретение запчастей);
- перечень документов, которые подотчетное лицо обязано приложить к авансовому отчету;
- список работников, которым могут выдаваться подотчетные средства или компенсироваться расходы.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным учетным документом. Поэтому к авансовому отчету водитель должен приложить документы, подтверждающие:
- факт приобретения запчастей (кассовый чек, товарный чек, счет и т.п.);
- обоснованность необходимости их приобретения (например, заключение о техническом состоянии автомобиля или сведения о проведенных ранее ремонтных работах);
- документы, предусмотренные локальным актом (приказ о проведении ремонта, служебная записка и др.).
Издание приказа руководителя может быть предусмотрено локальным актом учреждения. Если такой порядок установлен, приказ является обязательным документом. Если порядок не предусматривает приказ, компенсация может быть произведена на основании авансового отчета с приложенными подтверждающими документами.
При этом учреждение должно обеспечить, чтобы принимаемые обязательства не превышали доведенных лимитов бюджетных назначений, что соответствует требованиям ст. 34 БК РФ.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".
