Обязана ли образовательная организация хранить в личном деле обучающегося документы, подтверждающие льготный статус за прошлые годы (например, справку о статусе многодетной семьи), если срок их действия истек?

Образовательная организация не обязана хранить документы с истекшим сроком действия, подтверждающие льготный статус, если они не требуются для текущих образовательных или административных целей и если обязанность их хранения не установлена локальными актами школы.

Обоснование:     

Федеральное законодательство не содержит закрытого перечня документов, подлежащих обязательному включению в личное дело обучающегося, а также не устанавливает обязанность хранить документы, подтверждающие льготный статус, после утраты ими актуальности.

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся определяется локальными нормативными актами образовательной организации (например, положением о ведении личных дел). В таких документах может быть закреплен перечень подлежащих хранению документов и сроки их хранения.

Если в локальных актах отсутствует требование о хранении справок, подтверждающих льготную категорию, после истечения срока их действия, школа вправе не сохранять такие документы.

При этом необходимо учитывать требования законодательства о защите персональных данных: хранение персональных данных должно осуществляться не дольше, чем этого требуют цели их обработки, после чего данные подлежат уничтожению либо обезличиванию в установленном порядке.

Таким образом, обязанность хранения справки о статусе многодетной семьи с истекшим сроком действия возникает только в случае, если это прямо предусмотрено локальными актами образовательной организации или необходимо для выполнения установленных законом обязанностей.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".