Ответ и обоснование:
Да, все документы, связанные с обработкой персональных данных, необходимо актуализировать и привести в соответствие с новым наименованием организации. Рекомендуется завести новые журналы и переиздать ключевые приказы, чтобы обеспечить легитимность обработки персональных данных переименованной организацией и соответствие требованиям Роскомнадзора.
Обоснование:
Актуализация приказов и политики в отношении персональных данных:
В тексте политики оператора и всех локальных актов (приказы о назначении ответственных, о допуске работников к ПДн, о создании комиссий по уничтожению ПДн) должно быть указано новое наименование организации, зарегистрированное в ЕГРЮЛ;
Можно либо утвердить новые редакции документов, либо издать приказы о внесении изменений, но новая редакция предпочтительнее с точки зрения проверяющих органов.
Журналы учета (инструктажи, съемные носители и др.):
Есть два варианта:
1. (Рекомендуемый): Закрыть старые журналы и завести новые. На титульном листе нового журнала указывается новое наименование организации; в старом журнале делается запись: «Журнал закрыт в связи с переименованием организации в [Новое название] с [Дата]», с подписью ответственного.
2. Продолжить старые журналы, аккуратно зачеркивая старое название на титульном листе и вписывая новое, с информационной строкой: «С [Дата] организация [Старое имя] переименована в [Новое имя] на основании приказа №…».
Инструктаж сотрудников:
Необходимо провести внеплановый инструктаж, так как изменилось наименование работодателя в локальных актах;
Ознакомление оформляется под роспись, но не как первичный инструктаж, а как внеплановый или повторный.
Согласия сотрудников:
Если организация является правопреемником, старые согласия сохраняют юридическую силу.
При заключении дополнительных соглашений к трудовым договорам рекомендуется обновить бланки согласий на обработку ПД.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".
