Как школе правильно вести учет канцелярских товаров (бумага, файлы), приобретенных для собственных нужд?

Канцелярские товары относятся к потребляемым материальным запасам и учитываются на счете 105 36 000 «Прочие материальные запасы». Их выдача со склада ответственным лицам может оформляться одновременно со списанием с учета с помощью Ведомости (ф. 0504210) или Требования-накладной (ф. 0510451), если такой порядок закреплен в учетной политике учреждения.

Обоснование:     

Учет материальных запасов ведется на счетах аналитического учета счета 105 00 в соответствии с п. 19 Приказа Минфина России от 30.08.2024 № 121н «Единый план счетов бухгалтерского учета государственных финансов». Бумага, файлы и прочие канцелярские товары учитываются на счете 105 36 000.

Классификация и списание:

Канцелярские принадлежности относятся к потребляемым МЗ — при однократном использовании теряют свои потребительские свойства.

Момент списания с учета не закреплен законодательством: это может происходить при выдаче со склада ответственным лицам или после фактического использования.

Решение о порядке списания целесообразно закрепить в учетной политике учреждения, учитывая специфику деятельности и значимость материалов.

Документальное оформление выдачи и списания:

Для выдачи канцелярии и хозяйственных материалов на нужды учреждения можно использовать:

- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) — служит основанием для списания.

- Требование-накладная (ф. 0510451) — может применяться для выдачи и списания отдельных категорий потребляемых материалов, если это предусмотрено учетной политикой.

Оба документа позволяют одновременно оформить выдачу и списание, обеспечивая контроль за использованием и сохранностью МЗ.

Регламентирование в учетной политике:

В учетной политике рекомендуется закрепить:

• критерии группировки МЗ на аналитических счетах;
• перечень материалов, списываемых «прямым расходом» при выдаче;
• случаи, когда требуется отчет о расходовании перед списанием.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".