Вправе ли работодатель хранить в личном деле работника копии паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома об образовании, и требуется ли для этого согласие на обработку персональных данных?

Работодатель вправе хранить копии указанных документов при соблюдении законодательства о персональных данных, однако такое хранение должно быть обосновано конкретными целями обработки и не являться избыточным. Наличие согласия работника само по себе не гарантирует законность хранения копий.

Обоснование:     

Согласно ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю установленный перечень документов. При этом трудовое законодательство не содержит требования об обязательном изготовлении и хранении их копий, но и не запрещает это.

Обработка персональных данных работника регулируется Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных". В силу ч. 5 ст. 5 указанного закона содержание и объем персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки и не быть избыточными.

Таким образом, работодатель вправе хранить копии паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома и иных документов только при наличии заранее определенных и законных целей обработки. Например, если сведения необходимы для исполнения обязанностей работодателя по трудовому, налоговому или пенсионному законодательству.

Судебная практика показывает, что контролирующие органы и суды в ряде случаев признают хранение копий документов (паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании, военного билета и др.) незаконным именно по причине избыточности обработки персональных данных, даже при наличии согласия работника.

Если цели хранения отсутствуют либо могут быть достигнуты без хранения копий, работодатель обязан прекратить обработку и уничтожить такие копии либо вернуть их работнику (ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Следовательно, для соблюдения закона работодателю необходимо:
– определить конкретные цели хранения копий документов;
– закрепить порядок обработки персональных данных локальным актом;
– обеспечить защиту персональных данных;
– исключить избыточные сведения из личных дел работников.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".