Что допускается хранить в личном деле сотрудника школы?

В личном деле можно хранить только документы, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника, подтверждают его квалификацию и содержат персональные данные, обработка которых необходима для достижения законных целей работодателя. Хранение избыточных персональных данных (например, копий паспорта, ИНН, СНИЛС) без необходимости и согласия работника может быть признано незаконным. Справка об отсутствии судимости может храниться лишь при наличии письменного согласия сотрудника.

Обоснование:     

Трудовое законодательство РФ не устанавливает обязательный перечень документов, которые должны входить в личное дело работника. Работодатель (в данном случае школа) формирует его состав самостоятельно, руководствуясь нормами законодательства о персональных данных.

Согласно ст. 86 Трудового кодекса РФ, персональные данные могут обрабатываться только для целей соблюдения законов и иных нормативных актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения их личной безопасности, контроля качества и количества выполняемой работы, а также сохранности имущества. Любые сведения, позволяющие прямо или косвенно идентифицировать работника, являются персональными данными и подлежат защите.

Судебная практика подтверждает, что хранение копий документов, содержащих персональные данные (паспорт, ИНН, СНИЛС, документы об образовании), может быть признано незаконным, если такие данные не нужны для достижения заявленных целей обработки или если отсутствует согласие работника.

При приеме на работу в школу справка об отсутствии судимости является обязательным документом (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Однако законодательство не требует хранить ее в личном деле. Поэтому ее размещение в личном деле допустимо только при наличии письменного согласия работника.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".