Обязательна ли анкета в личном деле работника Районного Национального культурного центра?

Обязательна ли анкета в личном деле работника Районного Национального культурного центра?

Нет, анкета в личном деле работника не является обязательной, если работник не относится к категориям государственных или муниципальных служащих. Ведение личного дела и включение в него анкеты осуществляется по усмотрению работодателя.

Обоснование:     

Трудовое законодательство РФ не содержит требований об обязательном формировании личных дел для всех работников. Исключение составляют отдельные категории, например:

• государственные гражданские служащие (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ);
• муниципальные служащие (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ).

Поскольку работники бюджетного учреждения не относятся к этим категориям, формирование личного дела и включение в него анкеты, характеристик, автобиографии и других документов осуществляется работодателем по его усмотрению.

При этом любые сведения, содержащиеся в анкете или других документах работника, подпадают под действие закона о персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Для законной обработки персональных данных работодатель должен:

• получить согласие работника на обработку персональных данных, если она не обусловлена целями, предусмотренными законом;
• определить конкретные и законные цели обработки;
• обеспечивать, чтобы объем данных соответствовал заявленным целям и не был избыточным;
• ограничивать обработку только достижением этих целей.

Судебная практика показывает, что хранение избыточных копий документов, содержащих персональные данные (например, паспорт, СНИЛС, ИНН, военный билет), может быть признано незаконным. Поэтому работодатель должен оценивать необходимость включения анкеты в личное дело с точки зрения целей обработки персональных данных.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".