Как правильно Администрации поселения вести журнал регистрации обращений граждан?

Ведение журнала учета обращений граждан осуществляется по правилам, установленным Федеральным законом № 59-ФЗ, однако обязанность прошнуровывать и нумеровать журнал законом не предусмотрена. Регистрация обращений должна быть проведена в течение трех дней с момента поступления. Порядок оформления и ведения журнала, включая его форму, прошивку и нумерацию, может быть установлен локальными нормативными актами Администрации. Закон не запрещает вести единый журнал для регистрации как переадресованных, так и поступивших напрямую обращений.

Обоснование:     

 Порядок рассмотрения обращений граждан регулируется Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Закон устанавливает общий механизм работы с обращениями, но не содержит прямого требования о ведении журнала учета обращений. Вместе с тем статья 8 закона предусматривает обязательную регистрацию письменного обращения в течение трех дней с момента его поступления. На практике такая регистрация чаще всего осуществляется в журнале учета обращений или в электронной системе.

Примерные инструкции и регламенты, разработанные в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ, предусматривают ведение журнала учета обращений, где фиксируются дата регистрации, регистрационный номер, сведения о повторности, данные заявителя, краткое содержание, резолюция должностного лица, дата и результаты рассмотрения, сведения о контроле и месте хранения материалов.

Требование прошнуровывать и нумеровать журнал федеральным законодательством не установлено. Однако, если в Администрации действует локальный нормативный акт (например, положение о делопроизводстве или документообороте), предусматривающий такие требования, необходимо руководствоваться внутренними правилами. При отсутствии таких актов порядок ведения журнала определяется организацией самостоятельно.

Законодательство РФ не содержит запрета на ведение единого журнала для регистрации как переадресованных обращений, так и обращений, поступивших напрямую. Администрация вправе закрепить соответствующий порядок во внутренних регламентах.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".