Бухгалтеры нередко задаются вопросом: обязаны ли они прикреплять скан‑копии первичных документов в автоматизированной системе учета. Ответ зависит от того, что закреплено в учетной политике и графике документооборота, а также от требований отдельных нормативных актов.

Что говорит Стандарт «Учетная политика…»

Организация документооборота определяется руководителем учреждения и оформляется:

- графиком документооборота, утвержденному в рамках учетной политики, который описывает путь документа от создания до передачи в архив;
- правилами документооборота – документом, устанавливающим порядок обработки учетной информации.

Именно в графике документооборота фиксируется вид представляемого документа:

- электронный документ;
- скан‑копия;
- бумажный оригинал.

Когда прикрепление скан‑копий обязательно

Пример 1. Формы по Приказу № 61н

В оформляющей части форм:

- Решение (ф. 0510441),
- Решение об оценке (ф. 0510442),
- Акт об утилизации (ф. 0510435),

в строке «Приложение» должны быть указаны наименования прикрепленных документов или их скан‑копий, а также имена файлов.

Пример 2. Акт приемки (ф. 0510452)

Если документ невозможно подписать ЭЦП:

- должностное лицо подписывает бумажную копию электронного документа;
- передает ее ответственному исполнителю;
- ответственный исполнитель прикрепляет скан‑копию к электронному документу и заверяет ее ЭЦП.

В таких ситуациях прикрепление сканов – обязательное требование.

Когда бухгалтер не обязан прикреплять скан‑копии

Если:

- законодательство не требует прикрепления сканов;
- в учетной политике не указано, что документы должны представляться в виде скан‑копий,

то бухгалтер не обязан загружать их в систему.

Что нужно сделать сейчас

Чтобы избежать нарушений требований к ведению бухгалтерского (бюджетного) учета, рекомендуется:

- проверить учетную политику и приложения к ней;
- проверить график документооборота и правила документооборота;
- убедиться, что порядок работы со скан‑копиями прописан корректно и соответствует действующим нормативным актам.

Материал подготовлен экспертами компании "СоветникПРОФ".