Необходимо ли дополнительно распечатывать счета по аренде и подписывать их руководством, или достаточно отправки по ЭДО?

Если договор и локальные акты учреждения допускают обмен документами в электронном виде, то отправки по ЭДО достаточно, и распечатывать счета на бумаге не требуется, за исключением случаев, когда внутренние правила учреждения прямо предусматривают использование бумажных копий.

Обоснование:

Порядок обмена документами стороны обычно закрепляют в договоре. Если договором предусмотрен электронный документооборот и документы подписываются электронной подписью, то такие документы имеют полную юридическую силу. Это следует из статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документу.

Однако внутренние правила учреждения могут устанавливать дополнительные требования. В частности:

• учетная политика и правила документооборота могут предусматривать ведение бухгалтерского учета на основании бумажных документов или «образов» электронных документов (распечаток);

• порядок изготовления бумажных копий электронных документов определяется локальными актами;

• требования к первичным документам содержатся в Приложении № 2 к Федеральному стандарту «Учетная политика», утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н.

Также бумажные копии могут потребоваться в отдельных ситуациях:

• если учреждение обязано хранить документы на бумаге;

• при судебных спорах, когда суд может запросить бумажный экземпляр;

• при рисках отсутствия доступа к электронным системам (отключение электроэнергии, сбои интернета).

Таким образом, необходимость печати счетов зависит от локальных актов учреждения. Если они не требуют бумажных копий, то электронных документов, направленных по ЭДО, достаточно.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".