Законно ли требовать только УПД в ЭДО с 2026 от учреждения культуры?

Правомерно ли требование поставщиков к учреждению культуры с 2026 года предоставлять первичный документ только в виде УПД при электронном документообороте? Можно ли сохранить оформление акта и счета‑фактуры (накладной)?

Требование поставщика о применении только УПД правомерно только при наличии соответствующих условий в договоре. Учреждение культуры вправе предусмотреть в контракте использование актов, накладных, счетов‑фактур либо УПД с приложениями.

Обоснование:

Правила документооборота между заказчиком и поставщиком определяются условиями заключенного договора.

Приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД‑7‑26/28@ устанавливает порядок представления налогоплательщиками электронных документов. Поставщик, являясь плательщиком НДС, обязан направлять в налоговые органы УПД, подтверждающий операции по НДС. Однако УПД принимается налоговыми органами только после подтверждения заказчиком факта оказания услуг или поставки товара.

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет счет‑фактуру и первичный документ (накладную, акт). Его применение рекомендовано ФНС (письмо от 21.10.2013 № ММВ‑20‑3/96@). При этом ФНС в письме от 23.12.2015 № ЕД‑4‑15/22619 указала, что УПД используется по взаимному согласию сторон.

Поскольку заказчик (в том числе учреждение культуры) самостоятельно определяет порядок приемки и перечень документов, подтверждающих исполнение обязательств, он вправе закрепить в договоре:

• использование только УПД;

• использование УПД с приложением актов, накладных и иных документов;

• оформление отдельных актов, накладных, счетов‑фактур без применения УПД.

Подписание заказчиком УПД означает его согласие на такой способ оформления.

Учредитель учреждения культуры может установить перечень документов, необходимых для санкционирования оплаты. Поэтому порядок применения УПД рекомендуется согласовать с финансовым органом.

Следует учитывать, что бухгалтерские программы бюджетной сферы обычно не поддерживают формирование УПД, поскольку унифицированная форма УПД отсутствует в приказе Минфина № 61н.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".