В практике командировок нередко встречаются две схемы:

- учреждение выдает сотруднику подотчетные средства для самостоятельной покупки билета;
- сотрудник покупает билет за свои деньги, а учреждение затем компенсирует стоимость.

Однако все чаще возникают случаи, когда сотрудник оплачивает часть стоимости билета личными бонусами, баллами или милями. И тогда бухгалтеру приходится решать вопрос: какую сумму возмещать?

Что говорит законодательство

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным билетами. Это закреплено в Положении № 501.

Позиция судов: бонусы – не расходы сотрудника

Судебная практика однозначна: если часть стоимости билета оплачена бонусами, милями или баллами, эта часть не является расходом сотрудника.

Бонусы – это виртуальная валюта, действующая только в рамках программы лояльности перевозчика.

Например, такая позиция отражена в определении Седьмого КСОЮ от 13.04.2021 по делу № 8Г‑1134/2021.

Следовательно:

Возмещению подлежит только сумма, фактически уплаченная денежными средствами.

Как избежать споров с сотрудниками и проверяющими

Чтобы не возникало конфликтов и претензий, учреждению стоит заранее урегулировать вопрос использования бонусов.

Что можно сделать

- Включить в Положение о командировках условие о запрете оплачивать билеты личными бонусами, милями или баллами.
- Ознакомить сотрудников под подпись с этим условием.
- Просто прописать в документе – недостаточно. Важно, чтобы подотчетники были предупреждены.
- Разъяснить, что если сотрудник нарушит запрет, потраченные бонусы возмещены не будут.

Вывод

Использование бонусов при покупке билетов создает риски:

- споры с сотрудниками о размере компенсации;
- вопросы от контролирующих органов;
- необходимость доказывать, что бонусы не являются расходами.

Поэтому лучше заранее исключить такие ситуации через локальные акты и информирование сотрудников.

Материал подготовлен экспертами компании "СоветникПРОФ".