Ответ и обоснование:
Расходы на возмещение стоимости предварительного медицинского осмотра при приеме на работу отражаются по КВР 112 в увязке с подстатьей 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.
Обоснование:
Согласно статьям 214 и 220 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан организовывать и оплачивать обязательные медицинские осмотры за свой счет.
На практике возможна ситуация, когда кандидат самостоятельно оплачивает предварительный медицинский осмотр до заключения трудового договора, а учреждение впоследствии компенсирует ему понесенные расходы уже после приема на работу.
В этом случае расходы на возмещение стоимости медицинского осмотра отражаются по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (письмо Минфина России от 27.02.2019 N 02-05-10/12772).
Возмещение расходов может производиться на основании утвержденного руководителем авансового отчета. Применяемые формы первичных учетных документов должны быть закреплены в учетной политике учреждения.
В соответствии с ч. 1 ст. 9, ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом Приказ N 52н не содержит специальной формы документа для отражения компенсации расходов на предварительный медицинский осмотр. Поэтому учреждение вправе самостоятельно утвердить такую форму в учетной политике либо использовать Авансовый отчет (ф. 0504505), закрепив это локальным актом.
Также учреждение может разработать собственную форму документа, подтверждающего расходы работника на прохождение медицинского осмотра. В этом случае документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ и п. 25 федерального стандарта "Концептуальные основы" (Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. приказом Минфина России от 25 декабря 2025 г. N 193н).
По мнению Минфина России, при возмещении расходов на обязательный медицинский осмотр у работника не возникает экономической выгоды, а значит, отсутствует облагаемый НДФЛ доход (письма Минфина России от 10.05.2023 N 03-15-07/42587, от 23.01.2020 N 03-15-06/3810, от 03.09.2019 N 03-04-06/67602, от 30.01.2019 N 03-15-06/5260).
При этом если компенсация выплачивается после заключения трудового договора, суммы возмещения стоимости самостоятельно пройденного медицинского осмотра подлежат обложению страховыми взносами. Иную позицию, вероятнее всего, придется отстаивать в судебном порядке.
Если трудовой договор с кандидатом не был заключен, объект обложения страховыми взносами не возникает.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".
