Как правильно оформить личное дело работника в детской школе искусств?

Единых обязательных требований к оформлению личных дел для работников образовательных организаций нет. Порядок ведения личных дел устанавливается локальным нормативным актом учреждения. Личное дело формируется после приема сотрудника на работу, включает документы, связанные исключительно с трудовой деятельностью, и хранится в кадровой службе до передачи в архив после увольнения.

Обоснование:

Законодательство не содержит универсального перечня документов и правил ведения личных дел для всех работников. Обязанность вести личные дела в строго определенном составе установлена только для отдельных категорий (госслужащие, военнослужащие и др.). Для работников детской школы искусств порядок ведения личных дел определяется локальным актом, например Положением о ведении личных дел работников.

Основные правила оформления:

• Личное дело создается после оформления трудовых отношений. Используются папки-скоросшиватели «Дело» или специальные архивные папки.

• Титульным листом служит обложка папки. Дата начала дела — дата приказа о приеме, дата окончания — дата приказа об увольнении.

• Дела регистрируются в журнале учета личных дел, им присваивается номер или индекс.

• Документы подшиваются в хронологическом порядке.

• В личное дело включаются документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника, в том числе:

  • внутренняя опись документов;

  • заявление о приеме;

  • анкета или личный листок по учету кадров;

  • трудовой договор;

  • копия приказа о приеме;

  • согласие на обработку персональных данных (обязательно по 152-ФЗ);

  • договор о полной материальной ответственности (при необходимости);

  • дополнительные соглашения;

  • копии приказов о переводах, поощрениях, взысканиях;

  • аттестационные материалы;

  • документы о повышении квалификации;

  • заявление об увольнении;

  • копия приказа об увольнении;

  • лист-заверитель при передаче в архив.

Важные ограничения и требования:

• Запрещено хранить копии личных документов (паспорт, СНИЛС, военный билет и др.) без письменного согласия работника.

• Личные дела должны быть пронумерованы и зарегистрированы.

• Хранение осуществляется в металлических шкафах или сейфах.

• После увольнения личное дело закрывается и передается в архив на срок, установленный правилами архивного хранения.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ».