Как образовательному учреждению правильно изъять из личного дела сотрудника копии документов (паспорт, ИНН, СНИЛС и др.), если они были ошибочно вложены и внесены в опись?

Учреждение вправе изъять ошибочно помещенные в личное дело копии документов, оформив это через внесение изменений в опись и, при необходимости, составление акта. Уведомлять сотрудника требуется только при выявлении неправомерной обработки персональных данных. В остальных случаях уведомление не является обязательным.

Обоснование:

Согласно ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ, при выявлении неправомерной обработки персональных данных оператор обязан в течение трех рабочих дней прекратить такую обработку, а если это невозможно — в течение десяти рабочих дней уничтожить персональные данные. В этом случае оператор обязан уведомить субъекта персональных данных.

Если же неправомерной обработки нет (например, документы изымаются в рамках приведения личных дел в соответствие требованиям), обязанности уведомлять сотрудника законодательство не устанавливает.

Для корректного изъятия документов рекомендуется следующий порядок:

1. Создание комиссии. Формируется комиссия минимум из двух человек. Состав утверждается приказом руководителя.

2. Фактическое изъятие документов. Копии паспорта, ИНН, СНИЛС и др. аккуратно извлекаются из личного дела, не нарушая его целостность.

3. Внесение изменений в опись личного дела. Поскольку документы были включены в опись, необходимо:

   • сделать отметку об их изъятии;

   • указать наименования, номера и даты документов;

   • заверить изменения подписью ответственного сотрудника.

4. Составление акта (при необходимости). Акт оформляется, если изъятие проводится в рамках ревизии или устранения нарушений. В акт включаются: дата, перечень изъятых документов, основание изъятия, подписи членов комиссии.

5. Передача документов сотруднику. Если документы возвращаются сотруднику, оформляется расписка или иной документ, подтверждающий передачу.

6. Уничтожение документов. Если документы подлежат уничтожению, оформляется акт об уничтожении. Уничтожение проводится безопасным способом (шредер, сжигание и т.п.).

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ».