Каков алгоритм действий учреждения при массовой утрате бумажных трудовых книжек?

Учреждение должно создать комиссию, зафиксировать факт утраты, собрать все возможные документы, подтверждающие стаж работников, и оформить дубликаты трудовых книжек в порядке, установленном законодательством.

Обоснование:

При массовой утрате трудовых книжек (например, вследствие пожара, затопления, кражи) учреждение обязано провести комплекс мероприятий, направленных на восстановление сведений о трудовой деятельности работников.

1. Создание комиссии и фиксация факта утраты

Работодатель издает приказ о создании комиссии. Комиссия должна:

• установить обстоятельства утраты;

• определить, какие трудовые книжки утрачены;

• собрать сведения о стаже работников по имеющимся документам.

Это внутренний обязательный этап, позволяющий документально подтвердить факт утраты.

2. Инвентаризация сохранившихся документов

Комиссия собирает все документы, которые могут подтвердить стаж:

• копии трудовых договоров;

• журналы учета движения трудовых книжек;

• приказы о приеме, переводах, увольнении;

• личные карточки (Т‑2), личные дела;

• расчетные ведомости, лицевые счета;

• документы, находящиеся у работников (выписки, копии приказов, расчетные листки).

3. Содействие работникам в сборе дополнительных доказательств

Работодатель и работники могут обращаться:

• к предыдущим работодателям;

• в архивы (если организации ликвидированы);

• за справками о зарплате, банковскими выписками;

• за нотариально заверенными свидетельскими показаниями (не менее двух свидетелей, работавших в тот же период).

Допустимы любые косвенные документы: пропуска, удостоверения, грамоты, благодарности.

4. Составление акта комиссии

Комиссия оформляет акт, в котором указываются:

• периоды работы;

• должности;

• общая продолжительность стажа каждого работника.

Этот акт является основанием для оформления дубликатов.

5. Оформление дубликатов трудовых книжек

Дубликаты оформляются в соответствии с Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 N 320н. Работодатель не вправе вносить в дубликат сведения, которые не подтверждены документально.

Если документы отсутствуют полностью, стаж может быть установлен в судебном порядке.

6. Дополнительный механизм восстановления сведений

Работники могут обратиться в межведомственные комиссии по восстановлению документов о трудовой деятельности (информация размещена на портале госуслуг). Это дополнительный инструмент, если документы отсутствуют у работодателя и в архивах.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ».