На какого специалиста по кадрам возлагается ответственность за ведение и хранение кадровых документов?

Ответственность несет то лицо, которое назначено приказом работодателя. Это может быть как специалист по кадрам‑совместитель, так и инструктор‑методист, если на него официально возложены такие обязанности.

Обоснование:

Ответственность за ведение, хранение и учет кадровых документов определяется приказом руководителя организации, которым назначается уполномоченное лицо. Закон не ограничивает работодателя в выборе конкретной должности: ответственным может быть как внешний совместитель, так и сотрудник, выполняющий кадровые функции в порядке совмещения.

В соответствии с п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. При этом ответственность несет работник, уполномоченный приказом.

Важно, чтобы:

• обязанности были четко прописаны в приказе и (при необходимости) в соглашении о совмещении;

• приказ определял, кто отвечает за ведение трудовых книжек, учет и хранение документов;

• был предусмотрен порядок замещения ответственного лица на время его отсутствия (болезнь, отпуск и т. д.).

Таким образом, ответственным является тот сотрудник, который официально назначен приказом работодателя, независимо от того, работает он по совместительству или совмещает должности.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".